招标费用报销管理.docx

招标费用报销管理

合同编号：__________

甲方：__________

地址：__________

联系人：__________

联系电话：__________

乙方：__________

地址：__________

联系人：__________

联系电话：__________

鉴于甲方为招标人，乙方为参与甲方招标项目的供应商，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规，甲乙双方本着平等、自愿、诚实、信用的原则，就乙方向甲方提交招标文件并参与招标项目的相关费用报销事项，达成如下协议：

第一条费用报销范围

1.1乙方参与甲方招标项目的报名费、差旅费、资料费等合理支出，可以向甲方申请报销。

1.2乙方在参与招标项目过程中产生的其他合法费用，可以向甲方申请报销。

第二条费用报销流程

2.1乙方在发生费用支出时，应当取得相关发票或有效凭证，并按照甲方规定的报销流程及时向甲方提出报销申请。

2.2乙方在提交报销申请时，应提供如下材料：

（1）报销申请表格；

（2）相关费用发票或有效凭证；

（3）与费用支出相关的合同、协议等证明材料；

（4）其他甲方要求的材料。

2.3甲方收到乙方的报销申请后，应当在五个工作日内进行审核。对符合报销条件的，甲方应当及时予以报销；对不符合报销条件的，甲方应当及时通知乙方并说明原因。

第三条费用报销标准

3.1乙方向甲方提交的招标文件费用报销标准如下：

（1）报名费：按照甲方公布的招标文件规定执行；

（2）差旅费：按照甲方公布的招标文件规定执行；

（3）资料费：按照甲方公布的招标文件规定执行。

3.2乙方在参与招标项目过程中产生的其他合法费用报销标准，由甲方在招标文件中明确规定。

第四条保密条款

4.1乙方应对在参与招标项目过程中获取的甲方商业秘密、技术秘密等保密信息予以保密，未经甲方同意，不得向第三方泄露。

4.2甲方应对乙方提供的商业秘密、技术秘密等保密信息予以保密，未经乙方同意，不得向第三方泄露。

第五条违约责任

5.1甲方未按照本合同约定及时审核并报销乙方费用，甲方应支付违约金，违约金计算方式为：逾期未支付的费用金额的千分之五。

5.2乙方提供虚假费用凭证或者虚构费用支出，甲方有权拒绝报销，并有权要求乙方支付违约金，违约金计算方式为：虚假费用金额的百分之五十。

第六条其他条款

6.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至招标项目结束之日止。

6.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

甲方（盖章）：__________

乙方（盖章）：__________

签订日期：__________

一、附件列表：

1.报销申请表格

2.相关费用发票或有效凭证

3.与费用支出相关的合同、协议等证明材料

二、违约行为及认定：

1.甲方未按照本合同约定及时审核并报销乙方费用，认定为违约行为。

2.乙方提供虚假费用凭证或者虚构费用支出，认定为违约行为。

三、法律名词及解释：

1.招标费用报销管理：指甲方对乙方参与招标项目过程中产生的合理费用进行审核并予以报销的管理行为。

2.报名费：指乙方参与甲方招标项目所需支付的费用。

3.差旅费：指乙方因参与招标项目而产生的交通、住宿等费用。

4.资料费：指乙方为参与招标项目而购买相关资料所产生的费用。

5.违约金：指一方违反合同约定应向另一方支付的赔偿金。

四、执行中遇到的问题及解决办法：

1.问题：乙方提交报销申请后，甲方延迟审核。

解决办法：乙方可以与甲方沟通，了解审核进度，如有需要，可要求甲方提供书面解释。

2.问题：甲方拒绝报销乙方的费用。

解决办法：乙方可以要求甲方提供拒绝报销的理由，如有异议，可双方协商解决或寻求法律途径解决。

3.问题：乙方提供虚假费用凭证。

解决办法：甲方有权拒绝报销，并要求乙方支付违约金。如乙方不支付，甲方可以依法追偿。

五、所有应用场景：

1.甲方为招标人，乙方为参与甲方招标项目的供应商。

2.乙方向甲方提交招标文件并参与招标项目。

3.乙方根据甲方规定的报销流程向甲方申请费用报销。

4.甲方按照本合同约定对乙方费用进行审核并予以报销。

5.双方遵循本合同约定履行权利义务，确保招标费用报销管理的顺利进行。