办公自动化系统使用管理办法.pdfVIP

办公自动化系统使用管理办法

第一章总则

第一条为提高办公效率，节约运行成本，提升管理水平，

规范办公流程，现就学校办公自动化(以下简称OA)系统的规

范使用，特制定管理办法。

第二条学校OA系统是数字化校园的一个子系统，是学校

实现办公自动化的基础平台，包括周程安排、公文处理、通

知公告、综合信息、站内信、移动办公等功能模块。

第二章系统管理

第三条本系统运行由学校集中统一管理，学校党政办公

室为主管单位，负责日常运行;信息中心负责技术支持和系

统维护;各部门负责本部门用户管理、信息日常管理、资料

收发及检查维护等工作。

第四条学校办公室安排专人作为系统管理员，负责系统

日常管理与监督，指导各使用单位操作办公自动化工作流程。

第五条信息中心安排专人作为管理员，负责保障系统正

常运行和技术支持与维护。

第六条各部门应明确一名负责人分管此项工作，同时指

定一名工作人员作为本单位OA系统管理员(OA秘书)。

第三章组织机构与责任

第七条各部门分管OA系统负责人工作职责

(一)负责本部门OA系统使用管理;

(二)完成学校OA系统建设和应用推广的各项任务;

(三)负责组织本部门使用OA系统人员的培训;

(四)负责本部门OA系统的安全和保密工作;

(五)对本部门OA系统管理员的工作进行督促和检查;

(六)负责本部门OA系统工作的其他有关事宜。

第八条各部门OA系统管理员工作职责

(一)负责本单位OA系统中用户管理和维护，负责各类文

件和信息的传递、分发、清理及内部归档等工作;

(二)负责本单位与其他单位在OA系统中非涉密信息的互

相传递(发送、接收)工作，确保信息处理及时、准确、畅通;

(三)负责本部门在OA系统中信息的日常维护及相关事宜

的协调处理工作;

(四)确保本部门办公网络安全、畅通;

(五)接受学校办公自动化建设和管理单位的业务指导，并

具体负责培训和指导本部门其他人员对OA系统的使用操作;

(六)处理本单位办公自动化工作其他事务。

第四章帐户管理

第九条各单位的相关教职员工(统称用户)在系统中分配

唯一实名制帐户。用户调离工作岗位，应办理销户或转户手

续。

第十条新增人员的开户和调离岗位人员的销户或转户由

所在部门及时提出书面申请。因使用单位名称、用户出现变

更、撤销、合并等情况而需要在OA系统中做相应处理的，

应向学校党政办公室提出书面申请，办理相关手续。

第十一条系统中用户拥有的操作权限由学校办公室根据

该用户的岗位职责分配，并根据岗位和分工的调整作相应调

整。

第十二条各用户应妥善保管自己的帐户资料。登录系统

后因故离开要退出系统，以确保帐户安全。用户密码遗失或

遗忘应及时报告本部门OA管理员，由OA管理员重新设密码。

第五章人员管理

第十三条从事OA系统运行、维护和管理工作的人员，必

须具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，熟悉OA系

统的操作及相关管理规定，了解国家有关法律、法规。

第十四条OA系统中的所有使用人员要自觉遵守系统运行

中相关的规章制度，按照自己的权限，认真完成本人在系统

中所承担的工作;必须对文件资料的保密性、正确性、完整

性、发布范围负责，不得涉密信息。

第十五条各单位负责人出差、请假期间，如具备网络办

公条件，原则上应坚持通过网络保持正常的电子政务处理操

作;如受网络条件或者其他条件制约无法进行正常的电子政

务处理操作，应于出差或请假前，将该期间内对应于自己的

操作权限委托相关人员代为办理，代理人应履行委托人的一

切义务。

第六章公文管理

第十六条OA系统所涉及的各种公文的格式、行文规则等

须按照我校现有的公文处理的有关规定办理。

第十七条上级和非隶属单位普通来文，需要发布到OA系

统中的，统一由学校党政办公室文档科收文并扫描进行数字

化，进入OA系统，由系统收文管理启动该文办理流程。电

子公文办理按规定流程进行。

第十八条公文办理每一环节的办理人可使用系统提供的

功能完成各自应该处理的工作，办理人处理完自己应处理的

事务后，应将工作单及时发送给流程规定的下一环节处理人

员。如下一环节有多人可供选择，则根据公文的内容和学校

的有关规定选择正确的发送对象发送，如发送错误，应在接