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档案管理制度及职责

1.目的

为了规范技术、管理体系文件的档案管理，使文件在归档、保存和使用过程中始终有效、

有序、安全，并便于检索、查阅、借阅、复制，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司档案管理以及技术、管理体系文件的归档。

3.职责

3.1九旺服务部负责公司及各部门经营管理活动中形成的实物档案（证照、奖杯、奖牌、专

利证书及荣誉证书等）及文书、人事、财务、合同、企业文化等方面的档案管理。

3.2质量技术信息管理中心负责技术、管理体系文件的档案归口管理。

4.名词解释

无

5.流程图

无

6.工作程序

6.1归档范围：

6.1.1归档范围:各部门办理完毕的具有保存价值的各种资料，包括各项工作中形成的资料

以及与公司经营、生产管理等有关的资料，主要有以下资料：

a、实物档案资料：主要有证照、奖杯、奖牌、专利证书及荣誉证书等；

b、本部门对外所有来往的合同、协议书及会议文书等；

c、本部门的请示与公司领导的批复及部门内部各种工作计划、统计报表、重要工作记录（表

单）及工作简报等；

d、反映本部门主要工作活动的报告、总结、会议纪要、内部作业程序文件、流程图、影

音资料等；

e、公司重要设备档案、财务档案及基本建设档案材料等；

f、公司保密制度中规定的保密范围材料。

6.2档案管理

6.2.1应设相互独立的档案室、打印复印室，并对档案室、打印复印室进行24小时全

天录像监控。

6.2.2档案应由专人管理，分别设立相互独立的文件档案管理员、软件档案管理员，非

档案工作人员未经档案

管理员许可，不得进入档案室、打印复印室。

6.2.3文件资料的收发、传递、复制、保存、销毁等管理工作必须严格遵守公司制定的

《保密制度》、《电子

媒体管》理办法。

6.2.4凡归档的文件资料必须交接正确后当天登记，归档的文件应该齐全、完整，具有

密切关联的文件应按一

定次序排列在一起。

6.2.5档案应分门别类地保管、贮存，形成保管单元，做好存放位置标识以便快速查找。

6.2.6保管单元内的文件，依次排列后应编定页号或件号，并逐件登录在相应的案卷目

录或清单上。

6.2.7档案按照绝密、机密、秘密三个级别分别存放。

6.2.8每月将技术文件发放通知单、技术文件更改通知单、技术文件发放申请单分别装

订成册。

6.2.9必须对文件档案室归档的电子文件进行镜像硬盘双备份，每隔一个月，需对文件

档案室归档的电子文件

进行移动硬盘备份；归档的软件源代码电子文件采用交接后7天内刻光盘备份；并做好

记录。

6.2.10每隔半年，需分别对文件档案室归档的电子文件、软件档案室归档的软件源代

码电子文件进行移动硬盘

异地（董事长处）备份，并出具备份清单，做好记录及签收。

6.2.11档案管理人员未经主管批准，不得抄录、复制、涂改、修改档案文件和档案电

子文件。

6.2.12主管应不定时调出监控录像查看，对违反档案管理规定的人和事，进行处置，

并及时向上级汇报。

6.2.13根据国家有关档案管理规定，做好防火、防盗、防光、防霉、防虫等工作，确

保档案安全，并保持室内

整洁。

6.3归档管理具体规定

6.3.1文件归档

6.3.1档案管理人员收到文件发放通知单及归档文件或文件发放更改通知单及归档文

件或归档清单及资料，对

出现如下情况应有权拒绝归档，并及时向主管汇报，主管应立即进行检查并通知相关人

员更正。

a.存档文件的签署不完整。

b.文件发放通知单中的分发内容不符合文件发放规定，如有出入或有特殊要求应与

交件人沟通，明确分发

内容。

c.存档的纸质文件与其电子文件不相符、电子文件的命名不符合规定。

d.存档文件的电子文件不可以用相应的软件打开，并不可修改，电子文件中的内容

以整个图片形式表示。

e.归档文件目录与实际归档文件不一致。

6.3.2对符合归档要求的文件，将其文件发放通知单或文件发放更改通知单登记在文件

发放记录上，或将归档

清单登记在相应记录上，对归档的文件按规定的次序排列在一起，逐一对文件进行编号、

填写