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维保合同管理制度

一、总则

1.为了规范公司维保合同的管理，防范合同风险，保障公司的合法权益，特制定本制度。

2.本制度适用于公司各类维保合同的签订、履行、变更、解除、纠纷处理等全过程的管理。

二、合同签订

1.合同签订前，业务部门应进行充分的市场调研和对方资质审查，确保合同相对方具备履行合同的能力和资质。

例如，对于设备维保服务提供商，需审查其过往业绩、技术实力、人员配备等情况。

2.合同文本应使用公司统一制定的模板，如确需修改，需经过法务部门审核。

比如，在服务内容、价格条款、违约责任等关键条款上，应严格遵循公司的规定和法律法规的要求。

3.合同签订前，应明确合同的主要条款，包括但不限于服务内容、服务期限、服务费用、付款方式、质量标准、违约责任等。

以电梯维保合同为例，服务内容可能包括日常巡检、故障维修、零部件更换等；服务期限可以是一年或多年；服务费用根据服务内容和期限确定；付款方式可以是按月、季度或年度支付；质量标准要符合国家和行业相关规定；违约责任应明确双方在未履行合同义务时的责任和赔偿方式。

三、合同履行

1.合同签订后，业务部门应负责跟踪合同的履行情况，及时协调解决履行过程中出现的问题。

如发现服务提供商未按照合同约定的服务内容和质量标准提供服务，应及时督促其整改。

2.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时安排付款，并做好资金预算和管理。

若合同约定先服务后付款，财务部门应在收到业务部门的验收确认后，按时支付款项。

3.定期对合同履行情况进行评估，对于履行良好的合同相对方，在后续合作中给予优先考虑；对于履行不佳的合同相对方，及时采取措施，包括要求其整改、扣除违约金、终止合同等。

四、合同变更

1.合同变更应遵循合法、公平、诚实信用的原则，经过双方协商一致，并签订书面变更协议。

例如，由于服务范围扩大或服务标准提高，需要增加服务费用时，双方应重新协商并签订变更协议。

2.变更协议应作为原合同的组成部分，与原合同具有同等法律效力。

五、合同解除

1.出现下列情形之一的，可以解除合同：

合同相对方严重违约，导致合同目的无法实现；

不可抗力等不可预见、不可避免的因素导致合同无法履行；

双方协商一致解除合同。

2.合同解除应按照法律规定和合同约定的程序进行，并及时通知对方。

如因对方违约解除合同，应保留相关证据，以便追究其违约责任。

六、合同纠纷处理

1.合同履行过程中发生纠纷，业务部门应及时与对方协商解决。

如在服务质量方面存在争议，可以共同委托第三方检测机构进行鉴定。

2.协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼或按照合同约定申请仲裁。

在诉讼或仲裁过程中，应积极收集证据，维护公司的合法权益。

七、合同档案管理

1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关资料移交档案管理部门。

相关资料包括合同审批表、对方资质证明、谈判记录等。

2.档案管理部门应按照规定对合同进行分类、编号、归档，并建立合同管理台账。

便于随时查阅和统计合同的签订、履行、变更、解除等情况。

八、附则

1.本制度由法务部门负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起施行。