公司光盘档案管理规范.pdfVIP

公司光盘档案管理规范

1.目的

为规范和加强XXXX公司（以下简称公司）光盘档案管理，

确保光盘档案的齐全、完

整与安全，特制定本规范。

2.范围

本规范明确了光盘档案的管理职责，规定了光盘档案的收集、

整理、归档等业务工作的管理要求。

本规范适用于公司及子公司光盘档案的管理。

3.依据

本规范依据下列标准、规范制定（其最新版本亦适用于本规

范）：

《〈CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求〉第一部

分：电子文件归档与档案管理》

（GB/T17678.1-1999）

《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）

《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）

《XXXX公司（集团）档案管理规定》

4.定义

光盘档案是指以光盘为载体记录文字、图表、图像、音频、

视频等电子文件及其元数据信息的、具有保存价值的历史记录。

5.管理职责

公司办公厅为公司光盘档案管理部门，负责集中统一管理公

司光盘档案；子公司综合部为子公司光盘档案管理部门，负责集

中统一管理本单位光盘档案。

公司办公厅负责对公司光盘档案的形成、积累、整理、归档

工作进行指导、监督和检查，负责光盘档案的接收、整理、保管、

鉴定销毁、统计和提供利用等工作，并对子公司的光盘档案管理

工作进行监督和检查，确保光盘档案的完整、有序。

子公司综合部负责对本单位光盘档案的形成、积累、整理、

归档工作进行指导、监督和检查，并负责本单位光盘档案的接收、

整理、保管、鉴定销毁、统计和提供利用等工作，保证光盘档案

的完整、有序。

公司各部门及子公司各内设机构应指定兼职档案员负责光

盘档案的形成、积累、整理、归档等工作，保证光盘档案的完整、

准确和系统。

6.归档范围和保管期限

光盘档案的归档范围与各类档案的归档范围相同。

根据光盘存储内容的保管期限确定光盘档案的保管期限为

永久和定期，定期分为30年10年。

7.归档要求

7.1归档时间：应在光盘形成的第二年4月底前归档。

7.2CAD光盘存储格式应符合GB/T17825.2的规定。

光盘存储内容应符合完整性、准确性和系统性的要求，并且

能够在现有的环境平台上准确读出。

不同门类的档案内容不应刻录在同一张光盘上。

光盘应安全、无破损。归档前应检查载体有无病毒、有无划

痕。

光盘的信息著录应真实、准确、完整揭示光盘档案的内容和

形式特征。

光盘中电子文件如果存在实体文件，应保持电子和实体文件

的一致性。

光盘一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供

利用。

8.归档程序

光盘档案归档程序包括光盘的收集、审核、移交接收、整理、

入库等环节。归档流程图见附1。

8.1收集

光盘形成部门兼职档案员将本部门应归档的光盘进行收集，

并将光盘信息著录到档案信息系统中，确保光盘档案的齐全、完

整和安全。

审核光盘形成部门负责对本部门收集的光盘质量进行审核

并由部门负责人签字确认。

移交接收光盘形成部门兼职档案员编制移交目录（式样见附

2），并将审核通过的光盘一并移交到档案管理部门。

档案管理人员应按照归档要求检查光盘质量，并依据移交目

录对光盘进行清点、验收。不符合要求的退回整改，全部符合要

求后，在档案交接文据（式样见附3）上签字确认并接收。

移交目录一式两份，移交部门和档案室各存一份。

整理档案管理人员按照整理要求对归档光盘进行排列、编号、

编目等工作。

入库档案管理人员将符合入库要求的光盘档案安排存放位

置，登记入库并记录存址。

9.整理

整理工作包括排列、编号、编目等工作。

光盘的排列光盘以张为保管单位按归档时间顺序排列。

编号编号是指依据《XXXX公司档案分类方案》编制光盘号的

过程。光盘号由单位代码、年度、张号组成，一张光盘编写一个

光盘号。

组成形式：单位代码-年度-张号，如00-2012-GP001