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文稿录入排版技巧
尹茂龙
2016年6月16日
文稿录入排版技巧目录
TOC\o1-3\h\z\u1word中正文的输入 1
1.1普通文字 1
1.2上下标和公式的输入 1
①快捷方式的调出方法 1
②输入方法 3
1.2特殊符号的输入 4
1.3格式刷的使用 5
2文档排版技巧 5
2.1设置首行左缩进 5
2.2设置标题字体、样式(无需生成目录的操作) 6
2.3设置标题(可用来生成目录) 6
2.5自动生成目录 8
2.6文本框和图文混排技巧 9
3、网页内容复制到word以后的排版和查找替换功能的使用 11
3.1网页内容快速转入word 11
3.2文档内查找替换空行的操作 12
4、word中表格的处理 13
4.1表格调整和表内数据的处理 13
4.2三线表的设置 15
文稿录入排版技巧
使用word进行文档编辑是一件十分轻松的事,如果不掌握技巧,就不是那么简单了,为此本人就一些常用技巧和部分特殊技巧进行了总结归纳,想必会对大家的学习、工作、生活有所帮助。
1word中正文的输入
1.1普通文字
使用各种输入法正常输入正文,无需对排版等进行设置(要使用两端对齐的基本设置,不然右侧边界的字会出现进进出出、很不齐的现象),打字完成后再进行排版。
1.2上下标和公式的输入
①快捷方式的调出方法
可以通过菜单调出上下标,方法为:在工具栏的任意位置单击鼠标右键→弹出菜单后选择最后一行的“自定义”→然后在“命令”→“格式”选项中找到x2和x2,并用鼠标左键按住拖放到工具栏的任意位置,当出现“I”标志时,松开左键,上下标的快捷方式设置成功。如图1、图2所示。
图1上下标快捷、方式的调出步骤①
图2上下标快捷、方式的调出步骤②
公式编辑器的快捷方式从“插入”选项中调出,也要用鼠标左键拖拉到桌面工具栏的任意位置(如图3所示)。但是如果在安装word时没有安装公式编辑器,就需要在使用这个功能时进行安装,系统会有提示,如果当时已经安装,就可以正常使用了。
图3公式编辑器快捷方式的调出步骤
②输入方法
如a2+b2的输入只需在输入a2+b2后,选中2,然后单击快捷方式X2,即可转为上标,其余雷同。也可以在完成一个下上标的设置后,选中该上标格式,用格式刷刷其它需要设置上标的文字。即:先设置a2为上标,然后选中2,然后双击格式刷,就可以到其它地方刷上标了。
如果用到公式录入,就要使用公式编辑器,打开后出现图4的公式界面,单击选择格式,详细的对应关系见图5。这些格式可以组合使用,如输入比较复杂的数学公式就要用到这些组合功能。
图4公式编辑器菜单栏
图5公式编辑器全部输入格式对照图
1.2特殊符号的输入
一般根据输入法来确定如何输入特殊符号,如℃、≈、≤、≥、⊿、■、√和外国人名中间的小点·等就要在输入法提供的功能中选择输入了。如拼音加加可以直接定义成组符号,紫光拼音可以单独定义符号,微软拼音、智能ABC和五笔字型可以在输入法提供的软件盘中选择特殊符号的输入。只是有些需要转换,而有些则可以直接输入无需进行转换,如拼音加加、紫光、自然码等输入法在输入特殊符号时都不用单独转换,而是有一些特殊的设置,如自然码(可以引入拼音加加使用),以字母O开头,可以输入od:±-×÷∑¢℃≤≥……;oz:°№☆★○●……;ot:→←↑↓↙↘↗↖;oh:各种希腊字母;oe:各种俄文字母,or:各种日文符号;oi:各种编号,①②……⑴⑵……⒇⒈⒉……⒛㈠……㈩;用户还可以自己定义或增加特殊符号,这样就可以像输入正文文字一样的快速录入,从而提高办公效率。
1.3格式刷的使用
格式刷属于常用工具栏的命令,其图标为,可用来简化批量重复操作,如设置标题为黑体,3号字,只要完成了一个标题的设置,就可以在选中该内容之后双击格式刷图标,然后让鼠标“带着”刷子将其他标题刷为相同的格式,作者在使用中经常用格式刷处理标题样式(如字体、字号、行距等)、段落缩进、设置上下标、表格内统一样式等,学会了格式刷,以后就不用逐个设置相同格式的标题、段落的内容了。
2文档排版技巧
由于工作用纸多为A4,因此纸张一般设置成A4。正文字体、字号一般使用宋体、小四号,标题可以适当大一些,如三号字或小二号字,一般设置成黑体字。文件内容输入完成后,一般按下面操作进行排版。
2.1设置首行左缩进
首行左缩进就是第一行开始空两格,设置方法为:选中全部文字,快捷操作方法是ctrl+A,或者在打字区域的左侧,出现如图所示的箭头时,三击鼠标左键。[其实,快速选中文字另有几种快捷方式,选中一行:单击鼠标左键
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