科研文档归档控制程序.docx

科研文档归档控制程序

1目的

规定科研和开发过程中形成的科研项目（含课题，下同）文件的归档办法，保证对科研项目文件的有效控制。

2范围

适用于《科研项目档案管理办法》归档范围内规定的A、B、C类科研项目。

3职责

3.1科研管理部门将科研项目建档工作纳入科研管理工作流程；指定兼职档案员，负责科研项目开题、结题、研究计划管理及成果阶段科研档案文件收集工作；确定科研项目类别，组织科研项目档案鉴定和密级的确定等工作。

3.2档案馆负责科研项目档案全过程管理。

3.3项目负责人是项目建档工作第一责任人，并指定兼职档案员。项目组科研人员负责按照《科研项目档案归档范围》建立本人项目研究过程中科研档案的预立卷，并及时提交给本项目兼职档案员。

3.4兼职档案员负责按照《科研项目档案归档范围》建立本科研项目档案预立卷，并配合做好科研项目档案的审查、验收、移交等工作。

4管理流程

4.1归档范围

科研项目文件的归档范围实行A、B、C分类管理，包括项目开题阶段、研究阶段、结题阶段。成果申报奖励与成果推广阶段所形成的有关文件单独立卷归档，具体参见《科研项目档案归档范围》执行。

4.2形成、积累及归档流程

4.2.1项目开题阶段

项目管理部门确定科研项目类别，兼职档案员做好开题阶段项目管理文件收集、整理、分类存放等预立卷工作；档案馆建立项目档案工作机制，制定建档工作制度，确定归档范围，落实档案“四同步”管理；项目负责人同步布置、督促科研项目建档工作。

4.2.2项目研究阶段

项目管理部门做好本阶段项目管理文件收集、整理、分类存放等预立卷工作；档案馆随项目的进展，定期指导、检查科研项目文件的形成、积累和预立卷归档工作，并同步做好兼职档案员的培训和档案的网络化建设；项目组做好本阶段档案文件收集、整理、分类存放等预立卷工作。

4.2.3项目结题阶段：

4.2.3.1科研项目任务结束后，科研管理部门组织确定科研项目档案鉴定和密级，并做好结题阶段项目管理文件收集、整理、分类存放等预立卷工作。

4.2.3.2档案馆进行项目档案立卷工作，科研管理部门和项目组协同配合。

4.2.3.3档案馆组织档案的预验收，科研管理部门和项目组协同配合。预验收未通过的科研项目档案，按要求组织整改。

4.2.3.4项目档案预验收通过后，档案馆根据上级部门规定组织档案的验收，科研管理部门和项目组协同配合。验收未通过的科研项目档案，按要求组织整改。

4.2.3.5项目验收通过后，项目兼职档案员填写《科研项目档案材料归档移交表》，一式两份，连同项目档案、卷内目录、案卷目录等经档案馆清点无误后，交接双方在移交表上签字，并各执一份。

4.3其它

4.3.1科研项目档案的质量要求、立卷分类、归档鉴定、保密等级、文件补充等，按照《中国科学院科研课题档案建档规范》有关要求执行。

4.3.2科研项目经费购买的、直接用于科研活动的仪器设备档案的归档程序参照科研仪器设备档案相关管理规范执行。

5相关文件

科研项目档案管理办法

中国科学院科研课题档案建档规范

记录控制程序

技术图样与文件控制程序

6记录

本程序产生的记录《卷内目录》、《案卷目录》随项目档案保存在档案馆，保存期限与档案保管期限相适应；《科研项目档案材料归档移交表》保存在档案馆和移交部门，保存期限与档案保管期限相适应。