会议室会务管理工作流程.docx

会议室会务管理工作流程

1、工作流程标准

序号

工作内容

负责部门（人）

工作标准

协助部门

工作标准

1

接收任务

物业服务中心

明确客户会议时间、要求、人数及会议形式，了解其他特殊要求

2

准备工作

管理人员

根据所接收的任务的具体要求，拟定详细的接待方案和填写各部门会议工作

物业服务中心

按客户要求，检查会标、茶叶、矿泉水等物品及资料是否齐全

按会议要求，准备好会场座位的摆设及茶杯、茶壶、杯碟等用品数量，准备会场所需的植物、鲜花数量及品种。

工程部

按会议单要求，检查会场灯光和空调系统。

3

布置场地

会务员

跟进各部门工作落实。

会务员按会议单要求工作，悬挂会标横幅，摆放茶具、文具、饮料、水果及文件、座位牌等。

在会议召开前2小时与主办单位验收会场。

保洁部

按会议单要求，提前2小时完成

工程部

按会议单要求做好灯光、空调的调试工作。

4

总体验收

业主方和物业服务中心

对所有的准备工作做最后的检查，发现问题及时整改，在会议召开前30分钟完成

5

仪容仪表

会务员

按会务服务员上岗要求进行仪容仪表再次修饰。

6

会务服务

会务员

按会议服务工作程序进行接待工作

保洁部

及时保洁通道、洗手间等公共区域

工程部

按会议议程跟进会议全过程，保证会议的顺利进行。

7

清理会场

会务员

检查会场，看是否有与会者遗留物品，如有物品遗留，马上上交物业服务中心或主办单位，并由物业服务中心填写《员工拾遗单》。

收拾茶具用品，并清洁消毒，为下一次接待做好准备

保洁部

按会议室保洁程序对会场进行清洁，并关好门窗、空调、照明灯饰，锁门。

2、会务服务标准

1、会议室(场)清洁干净，台、椅表面无积尘、无污渍。

2、按要求将会议备用品准备充足。(开水，茶叶、矿泉水、果盆、纸巾盒、小水瓶等)。

3、会议期间服务要热情有礼，动作规范麻利。

4、添加开水时不能有点漏现象，每杯添加至2/3容量。

5、会后及时清理会场，台椅摆设整齐。

3、各种重大会议服务程序

1、物业服务中心接到会议指示后，召开各部门主管会议，作会议前工作动员会议，要求各部门全力以赴，做好会议期间各项工作，并加强对员工的政治思想教育工作。

2、制定会议期间的工作计划、实施方案。

3、各部门按计划要求布置具体工作。如清洁绿化部接指示后，根据会议的要求，编制会务务人员的工作岗位、工作内容以及各会场详细的布置内容，做到有备而战。

4、充分掌握会议数据，合理安排工作，更好地协助会议主办单位的工作。

5、将会议期间所有工作安排资料汇编文件，分发至参与会务服务的员工，让熟恐自己的工作岗位及工作内容，做到有条不紊。

6、会议期间，会务服务员要坚守工作岗位，严格遵守各项规章制度，不计个人得失、顾全大局，遇事从容镇定，解决问题，同心协力、共同完成会议的各项工作。