档案管理作业指引.docx

某某流程指引手册

某某

流程指引手册

档案管理作业指引

目的

加强档案管理，提高档案管理水平，有效保护和利用公司档案。

适用范围

本指引适用于区域总部及各项目公司档案的收集、整理、分类、利用及归档。

术语/定义

无

表单模板

《档案移交清单》

《卷内文件目录》

《档案借阅审批表》

《档案销毁审批表》

活动描述

管理职责

行政事务部

负责公司档案管理体系建立与维护；

接收区域总部各部门、各项目公司需要移交区域总部的档案；

保管区域总部档案；

利用区域总部档案

监督检查区域总部各部门、各项目公司档案管理状态；

销毁公司档案。

综合部

按照公司档案管理体系要求，建立与维护项目公司档案管理体系；

接收项目公司各部门需要移交综合部的档案；

保管项目公司档案；

利用项目公司档案；

各部门

及时收集经营管理过程中形成的档案；

根据档案使用频率，发起档案移交程序。

档案归档

档案归档范围

合同类档案

项目合同类档案：如总包合同、甲供材料合同等；

非项目合同类档案：如IT采购合同、管理咨询合同等；

资质证照类档案

项目资质证照类档案：如“五证”等；

非项目资质证照类档案：如“营业执照、组织机构代码证”等；

文件类档案

项目文件类档案：如与总包单位、监理单位往来文件等；

非项目文件类档案：如重要的会议材料等；

其他类档案

档案归档要求

各部门应设置档案管理人员(专岗或兼职)，负责本部门档案管理，档案管理人员应具备如下能力：

熟悉部门业务；

掌握档案管理基本技能；

踏实认真；

其他要求。

各部门需收集在经营管理过程中形成的档案，保证档案的及时性、完整性、真实性、准确性；

各部门需要妥善保管未移交的档案，避免档案的遗失与损坏；

档案移交

各部门定期向行政事务部/综合部移交档案，具体移交时间如下：

合同类档案需要即时移交

资质证照类档案即时移交

文件类档案需定期移交

其他类档案按照使用频率与保管风险定期移交

行政事务部/综合部定期或不定期发起档案移交要求，各部门需主动配合。

移交的档案，应符合下列要求:

文件资料需完整；

字迹需清楚;

审批手续齐全;

文件的书写和载体材料应耐用；

其他要求。

档案建档

行政事务部/综合部按照下列要求整理档案

中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。

文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

档案分类：

档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按类别与部门等分类。具体包括：

合同类——HT

证照类——ZZ

文件类——WJ

其他类——QT

同一“类”的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于类别之后增设“卷次”编号，以便查考。

档案编号规则

项目类档案编号规则：HT-WQ-B3-建基-001

流水序号

成本二、三级科目缩写

地块名称

项目公司代码

档案类别

非项目类档案编号规则：HT-HBKW-2013-管理-001

流水序号

统一命名为管理

归档年限

区域公司代码

档案类别

档案保管

案卷管理

档案案卷原则上使用330×220标准的档案盒，高度可根据需要设置为30、40或50的规格；

案卷封面填写项目包括：档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级；

案卷卷脊填写项目包括：档号、案卷题名；

卷