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Email交流的重要性

Email的优点在于可以发送大量的信息和文件，阐述

一些口头上不方便表达的事实。

收到对方Email后，可以有充分时间思考后再回复。

Email可以留下文字沟通的。

一定不要空白标题，标题要简短。

最好写上来自AIESEC的邮件[AIESEC]，以便对方一目了然，

又便于留存。时间可以不用注明，一般邮箱会自动生成，写了

反而累赘。

标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的

标题。

尽可能只针对一个，不在内谈及多宗事情，

以便于日后整理。

可适当用使用大写字母字符来突出标题，引起收件人注意，但

应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

回复对方邮件时，应当根据回复内容需要适当更改标题，不要

RE一大串。

最重要的一点，千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫

只顾检查却在发出前忘记检查。

关于称呼与问候

恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

邮件的开头要称呼收件人。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

Email开头结尾最好要有问候语。

最简单的开头写一个Hi,中文的写个“你好”或者“您好”，

开头问候语是称呼换行空两个写。

结尾常见的写个BestRegards,中文的写个“祝您顺利”

之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非

常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此

致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”

和“敬礼”为行顶格写。

Email要简明扼要，行文通顺。

对对方的尊重，点名应当简明扼要，最好是和

本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够

顺利地理解邮件来意。

Email应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容

确实很多，应只作介绍，然后单独写个文

件作为附件进行详细描述。

行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰

的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要

让人家拉滚动条才能看完你的邮件。

注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是

对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论

述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。

Email多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行

清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。

一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。

尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件

发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否

通顺，拼写是否有错误。

合理提示重要信息

合理利用，表格等形式来辅助阐述。

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以

文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。

商务电子邮件的写作应该遵循五C原则，即

Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和

Courtesy原则。

准确原则

由于商务电子邮件涉及的是商务活动双方的权

利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重

要。具体而言，不仅电子邮件的语法、标点符号和

拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，

以免引起误会纠纷。

简洁原则

简洁原则是最重要的原则，指在不影响完整性

和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短。

一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间

，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务电子

邮件应以简明扼要为第一要务。

在具体写作务英语电子邮件呈现出的句

完整原则

商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，

提供读者所需要的信息，尤其像询问贸易条件等需

要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包

含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮

件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，

where，what，why和how。

清楚原则