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高职院校人事档案管理工作的分析

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雷凤雪

摘要：随着社会的发展，人事档案在高职院校中慢慢得以重视，人事档案散乱，无专人管理，基础设施落后，信息化管理低的问题将得到解决。人事档案管理工作逐步规范化，制度化。在新形式下，人事档案管理工作在不断创新，积极探索新的管理模式，提高人事档案管理工作的效率和利用价值。

关键词：高职院校；人事档案；制度；问题及对策

高职院校这几年在迅猛发展，不断壮大。高职院校的各项管理工作也在不断地创新发展中，新的制度、新的理念迅速呈现。高职人事档案管理工作也逐步走向规范、制度化。人事档案对人才的引进，干部培养教育选拔是必不可少的。对于个人成长记录，有着重要的“凭证价值”。因此，人事档案管理要进一步规范化、制度化，才能够为学校提供准确优质的信息资源。加强基础建设，硬软件等制度措施的完善，加强管理人员的培训指导。下面就人事档案存在的问题及对策进行剖析。

1高职院校人事档案管理存在的问题

1.1人事档案管理制度不健全

我国高职院校大多数是由中职升格为高职的，高职人事档案的形成也是由中职升格逐步建立完善的。高职升格后，又合并几所中职或者是高职院校。在不同的学校有不一样的管理制度，有的学校是没有管理制度，没有专职档案管理人员。对档案的收集、整理，立卷、转递、借阅、保密、利用等没有相应的要求和管理制度，存在“散”“乱”“缺”“张三李戴”等现象。由于管理不规范，查借阅制度也没有建立，在工作中无法落实政策法规，影响了人事档案管理工作的制度化、规范化。

1.2人事档案管理基础设施差，管理手段落后

高职院校人事档案还存放在木头做的大柜子和一些老旧装16K纸型的铁柜，随意存放，没有上锁。存放人事档案的盒子各式各样，有硬纸盒的、有软纸盒的、有信封的、有塑料盒的。有的纸盒很破旧，档案材料已经外露，很容易造成纸质材料掉页、漏页等情况。柜子没有上锁，本部门人员都可以随便翻阅人事档案，这样人事档案容易被认为篡改或任意销毁都无人知晓。安全隐患很大。

高职院校还有很多人事档案室没有防火、防虫等八防措施，对人事档案的管理存在极大的安全隐患。在档案管理的设备中，布局设置很简陋，通常是办公室、阅档室和库房合为一间，给工作带来极大不便，无法正常开展人事档案的分类、归档等工作。

1.3无专职人事档案管理人员，工作人员缺乏保密意识，个人不重视

高职院校人事档案管理没有专职档案管理人员，是人事处人员兼顾这个人事档案管理的日常工作。兼职人员无法保证充足的时间和精力来管理人事档案，只是应付了事，导致人事档案管理建设落后，对人事档案管理非常不利，很多该收集归档的主要材料没有归档，随便乱放，如：干部任免文件，干部任免表，职称评聘材料等等这些重要的材料，存在没有放入个人档案，到处乱放，有的可以找到，有的材料已经找不到的现象，造成档案内容的不完整，缺失的材料无法找回的情况。人事处人员变动大，有些人员及一些新的工作人员，没有对他们进行档案保密教育，他们根本不知道档案的重要性。他们的工作需要查閱人事档案的，他们把档案随便拿出档案室查阅，缺乏安全保密意识。

人事档案个人不够重视，收集材料难，不及时上交个人材料，填写个人信息材料太随便，信息填写马虎，填写不完整，有的擅自隐瞒个人情况及家庭情况。

1.4人事档案信息化管理水平低

人事档案管理没有专门的电脑、打印机、自动打孔机、扫描仪、没有相应的系统数据库等现代化管理工具。档案没有打印编目，手写的编号，简单的存放，查找困难。人事档案里没按照类别进行归类，没有装订，内容较乱，找些材料费时费力，造成档案利用困难。

2高职院校人事档案管理工作的对策。

2.1建立健全人事档案管理制度

人事档案管理要建立健全规章制度，让人事档案管理工作有章可循。第一，制定并完善人事档案的收集归档制度。人事档案及时收集归档，以便更好地提供利用；第二，完善人事档案保管、安全、保密制度。使用人事档案就按照要求给予保护，不掉页，不随意乱翻，自觉维护人事档案材料的安全和完整；第三，建立人事档案查借阅制度；第四，完善人事档案的接收、转递的规定。在规定的时间及时接收转入职工的档案和新进人员的档案，调离和晋升处级人员档案的转移工作尽快转移；第五，建立人事档案管理人员的规章制度。档案工作者必须严格遵守相关规章制度，认真履行工作职责。对违反档案管理条例和不作为人员要批评教育。第六，积极探索新的人事档案管理模式，使人事档案管理工作更科学、更实用、更安全、更高效。

2.2加强人事档案基础设施的配备

高职院校领导要高度重视，在人事档案管理中提供必要的物质基础。按照人事档案管理规定有关的标准和要求，配置设立专门的档案室、阅读查询室及办公室；配置标准的档案柜，灭火器，做好防火，防潮、防霉，防虫等的防护设备。为人事档案管理工作提供便利，使人事档案管