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文档管理制度

各部门应明确规定档案负责人，并对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。档案负责人一经指派后不得随意更换。

各部门根据项目要求，项目小组组长或项目经理提交的相关文档应按时提交给各部门的接口人员。各部门接口人员均由各部门唯一指派，不得随意更换。

各部门的项目文档经项目文档人员编制后提交项目文档接口人审核、再经项目负责人审核，最后由公司文档管理员审查。审核、审查未通过则退回提交人并修改直至通过为止。审查合格后的文档由项目授权代表提交客户。

各部门对工作中可能会产生分歧的地方，要进行事件记要。各个项目小组组长/项目经理在每周五下午17：00前发给项目主管。

各部门各个项目小组组长将需要协调的问题及时以书面形式提交给对应项目接口人，并予以电话确认，重要事件应随时沟通。

对于其他要求的相关文档需要提交给客户的应按时提交给客户。

各部门对于所要求提交的各类文档，应按时提交给对应接口人，不得延迟提交。

各部门所有（授权）项目经理及员工提交给客户的文档，都必须审核通过后方可提交给客户，不得未经审核直接提交给客户。审核时填写?文件发出、复印、转发清单?表格，经主管部门负责人签字后，才可发出。电子文件提交时必须经过技术处理，达到不能改动，照搬条件后，方可发出。

对于文档的表现方式，要求页面风格统一规范、内容表述清晰、简明扼要。

项目组长对所交成果的准确性负责，所提交的文档作为项目考核的内容。

对没有按时提交公司要求文档的当事人，公司将在本月度考核中实行惩罚机制，对其实行一定的经济处罚。

各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、重要电话记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由行政部门负责归档。

各工程项目的图纸文字技术资料、质量资料由质量保证部门负责归档。

各类项目合同、协议等的正本原件由财务部归档，副本原件由行政部门归档，并由行政部门信息管理人员进行电脑化管理。

归档资料必须符合下列要求：

文件材料齐全完整。

根据档案内容合并整理、立卷。

根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。

资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示部门主管。

由各部门的部门主管定期组织档案责任人、市场部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。

加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

公司文件的收发规定

董事会和公司的文件由总经理办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。属于机密的文件，核稿人应该注“机密”字样，并确定报送范围。机密文件按保密规定，由专人印制、报送。

已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。

董事会和公司的文件由行政部门负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。机密文件由专人按核定的范围报送。

经签发的文件原稿送行政部门存档。

外来的文件由行政部门文书负责签收，并按领导批示的要求送达有关部门；属急件的，应在接件后及时报送。

各部门服务器的存取路径地址及日常维护

各部门指定相关操作人员按照公司规定的时间及时处理服务器相关文件。

服务器、路由器和交换机以及通信设备是网络的关键设备，须放置在机房内，不得自行配置或更换，更不能挪作它用。

服务器机房要保持清洁、卫生，并由专人负责管理和维护(包括温度、湿度、电力系统、网络设备等)，以保障服务器正常运行。

不得在服务器上使用带有病毒、木马、有害程序的软盘、光盘以及可移动存贮设备(如优盘、移动硬盘等)，使用上述设备前一定要先做好病毒检测；不得利用服务器处理工作以外的事，无工作需要不得擅自拆卸服务器零部件，严禁更换服务器配套设备。不得擅自删除、移动、更改服务器数据；不得故意破坏服务器系统。

服务器系统必须及时升级、安装安全补丁，弥补系统漏洞；必须为服务器系统做好病毒及木马的实时监测，及时升级杀毒软件。

服务器管理员应对账户口令应严格保密，防止对系统的非法入侵，以确保系统安全。

对于需要经服务器传送、存取的程序或文件数据，必须经过检测，确认无病毒后方可进行操作。

各部门相关操作人员如发现服务器中任何文件携带病毒，操作人员不能杀除的，须及时报电脑主管处理。

各部门相关操作人员对服务器文件进行存取时，对于涉及公司秘密的文件，应按照“工作管理制度第三部分保密制度”的规定约束下进行操作。

各部门在需要访问其它部门文件时，经双方或相关部门领导批准，通过协商以约定的方式互通文件。

服务器、公用电脑由专人维护，每月末对服务器数据新增数据进行离线