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浅谈现代化技术在档案管理工作中的应用

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关键词：档案管理；现代化；计算机

档案管理工作对我国现代企事业单位的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何利用计算机来做好现代化的档案管理工作，随着数字化、网络化的不断深入，档案本身也发生了转变。

一、网络环境下的档案创新服务

目前，国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。

1、创新服务手段

1）建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。目前，国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。

2）开展在线服务。改变传统的档案利用方式，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

2、拓展服务领域

1）信息服务的社会化、多主体。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务，对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

2）兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。

二、档案信息电子化问题研究

1、在我国没有构建数据交换的机读目录档案系统，且规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，兼容性差，制约档案信息电子化的进程。

2、档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆（室）藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

3、档案信息管理人员的素质有待提高。目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

三、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，现阶段很多文件的起草、签发、催办、归档都通过计算机和通讯线路进行，这样的档案就以机读文件为主要形态，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

四、电子档案的整理与保护

1、文书电子档案整理

1）内部文件。将不同组织机构、年代、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。

2）外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，通过网络转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

1）基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

2）会计档案。工资单以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

3、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有