企业基建工程档案的收集与管理方法分析张明瑞.docx

?

?

企业基建工程档案的收集与管理方法分析张明瑞

?

?

天津市勘察院天津300191

摘要：随着社会经济的发展，我国的企业基建工程数量不断增加，基建工程中各种档案资料的管理工作成为重点环节。基建档案是对基本建设项目工程立项、勘察、设计、施工等众多工作的关键历史记录，其中在基建档案中也存在一些关于工程项目立项申请、批复等档案资料，是合法进行工程项目建设的原始凭证，还有一些项目竣工图和相关文字资料，也是项目使用后做好后期设备保护和维修的根本依据。

关键词：企业基建；工程档案；收集；管理

引言

基建档案，是作为基本建设工程项目立项、勘察设计与现场施工、竣工与验收等一系列工作的重要历史记录。基建档案中关于工程项目立项申请、批复与用地规划许可等档案资料，是该建设项目是否具有合法性的一个重要原始凭证，而项目竣工图与对应的文字材料等档案资源，则是项目后期设施使用、后期维护改造等一系列工作开展的重要依据。为此，要想发挥出基建项目工程档案的真正作用，就必须确保其工程档案的完整性与真实性。

1提高档案管理人员的思想认识，不断完善档案管理制度

企业基建档案的收集和管理工作要重视观念教育，及时进行观念的教育和革新，正确认识工程档案管理工作的重点，认真配合相关部门和领导的各项工作，经常宣传和介绍一些有效利用档案的优秀事件，激发企业档案管理人员对自身工作的积极性和工作热情，能够认真、仔细对待档案管理的每个细节。同时企业也要对当前的基建工程档案管理制度进行不断的改进和完善，并且要同当前基建工程项目实际情况相联系，认识到基建工程档案管理的特殊性和管理要求，要求每个参与部门都要建立一套严格的档案管理机制，在开始施工后将档案管理机制同实际实施步骤相联系；安排专门的档案管理人员，不断完善当前的基建工程档案管理系统，增加每个子工程项目管理人员同档案管理人员之间的沟通和联络；将基建工程项目档案管理工作规章制度进行不断的优化和改进，并且符合基建工程档案管理的各项要求，完全适应部门当前的实际情况。同时可以组织对基建工程档案管理工作的评价，激励人们不断努力，对施工环节、竣工验收等各项工作流程更加规范地执行，也是不断进步的过程，细化对基建工程档案的管理工作，将档案保管、整理等每个细节都落实到具体人员身上，保证基建工程档案能够完整、真实、准确地归档。

2科学规范基建工程档案管理业务流程

2.1发挥合同效应

从基建工程项目建设初期，就把相关文件资料收集整理管理工作分配到对应单位合同管理工作中，如在招标文件与合同中，就需明确约定文件资料收集与归档的具体要求，并把归档要求当做合同附件，于合同条款中具体列出材料归档范围、时间与分数等内容；而在建设单位同项目管理公司等相应单位所签订的设计、现场施工、现场监理与物资供应、咨询服务等对应合同中，需在条款中明确档案工作内容需遵循“四个明确要求”，以此来规范文件资料的收集归档工作。

2.2做好交底工作

建设单位在项目立项后，需对参建单位做好档案交底工作，具体明确工程项目相关文件的现场保管条件，如要求项目建设中，需备好专用文件柜与文件收集袋，做好文件保管场所的防虫、防火与防潮、防盗等工作，做好项目电子文件备份工作，保证项目文件的安全性与完整性。

2.3要同时进行各项基建档案管理和工程建设工作

就是要在工作过程中，不断进行机制的改进和完善，明确每个员工的工作责任，建设单位还要要求监理方、施工方必须安排专门的档案管理人员，将资料的收集管理加入到工程质量管理环节，人员要认真完成自身任务，并且进行适当的绩效考核工作，保证档案管理工作能够有效、科学地进行。

2.4做好竣工验收阶段文件资料收集工作

在工程竣工验收中，其中一个必备条件就是其竣工资料需满足项目的要求，对此，工程项目的相关管理部门、监理工程师与资料管理员，就需重点做好验收关口审查工作，严格审查各单位编制上交的竣工图、相关文字资料与施工报告，并重点审查单位隐蔽的一些工程项目验收记录的真实性与相关变更工程的落实情况，检查其资料是否完整、是否真实、是否符合规定，从而在做好工程档案管理资料的基础上，保障工程施工质量。

3对基建工程档案整理分类立卷方法进行改进

3.1按照工程建设阶段进行档案的整理分类归档

档案管理人员必须确保其工作内容同步于工程建设，随时收集该阶段产生的相关档案材料，并在该阶段工程完成后，立即分类立卷编号。其中，分类原则可采取四级类目形式进行，即按照各专业对单项目进行分类立卷。

3.2按照生产车间或单项工程进行档案整理分类归档

档案管理人员就需根据各单项工程或车间生产情况，并结合各专业和项目工程建设阶段来收集整理对应的档案资料，其档案号编制就可采用三级类目来表示。即基本建设类——生产性建筑——生产车间或单项工程——案卷顺序号，该种整理档案多在工矿企业工程档案管理中应用较广泛。

3