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档案管理系统论文15篇

信息时代电子档案管理系统构建分析

档案管理系统论文

摘要：随着教育信息化的不断推进、职业教育教学改革的不

断深化，职业院校在教学活动中所形成和积累的具有保存价

值的文字、图表、声像等不同载体的教学档案材料越来越多。

在大数据信息化时代，这些教学档案对于改善教学管理、提

升人才质量有着非常重要的作用，必须进行规范化管理，全

面提升其利用率。因此，很有必要加强教学档案管理项目的

研究，包括制定教学档案归类标准、档案工作管理规范、建

立信息化的教学档案管理系统等。关键词档案管理系统

档案论文档案

档案管理系统论文:信息时代电子档案管理系统构建分析

在信息时代迅速发展的今天，办公的主要工具已经由纸质

转变成电子计算机，电子文档正是电子计算机和现代通信

技术相结合的产物。随着时间的推移，档案的数量越来越

多，对于档案的管理就成为一项艰巨的任务。信息化的管

理能够为档案的管理带来方便，人们对电子化管理的需求

也越来越大。

1电子档案管理系统的介绍

中国传统的档案管理是采用纸质档案进行管理，在信息时

代不断发展的今天，电子档案管理从西方走进了中国。因

此，中国的电子档案管理系统的市场前景要参照西方发达

国家的现状。同时，西方的电子档案管理能够成为电子档

案管理在中国推广的借鉴。电子档案管理系统为企事业单

位的档案现代化管理，提供了完整的解决方案，电子档案

管理系统不但可以自成系统，为用户提供完整的电子档案

管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和

DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成

更加完善的现代化信息管理网络。电子档案管理系统能够

为办公带来方便。电子档案资料的用户能够通过系统对档

案进行创建资料、保存档案、控制文件、存储和流转，除

了能够运用电子设备对纸质档案内容进行电子转化之外，

还能将生成电子档案进行修改、分类归档、审核等，并且

对电子档案资料进行实时监控。电子档案的生成、存取、

使用都是通过电子计算机这个媒介完成的，电子档案管理

系统对电子档案的管理轻而易举地就可以完成。

2电子档案管理系统的优点

2.1电子档案管理系统提高了工作效率

电子档案管理系统走进人们的工作中不是偶然的，有它的

原因所在。一方面，电子档案管理提高了工作效率。高效

率的工作形式是现在的社会走向。信息技术给人们对档案

的整理节约了时间。另一方面，电子档案管理系统的出现

减轻了档案管理工作人员的劳动强度。

2.2电子档案的便利性

在传统的档案里，常常出现资料缺失的情况，一旦发生这

种情况就要把装订好的文档资料拆开，然后把缺失的资料

补充进去，再重新装订成册，这样严重增加了管理人员的

工作量，使工作效率大幅度降低。然而电子文档出现这种

情况只需要利用查找功能找到遗漏的信息位置，然后在遗

漏的位置建立文件夹，把遗漏的资料增加进去保存就可以

了，这样可以有效地减少人力，给管理工作人员减轻了工

作量。

3电子档案管理系统的构建中应当注意的问题

3.1保密性是电子档案系统建设的前提

电子档案是利用网络系统对电子文档进行管理保存，网络

的特点之一是具有很强的开放性，即使相距很远，依然可

以通过网络直接获取数据，实现数据通信，而电子档案作

为国家单位重要的数据，需要很强的保密性。由于网络的

普及，很多不是国家单位的工作人员常常采取不正当的手

段窃取或更改档案信息，这样会导致重要信息流失，档案

失去了保密性，这将为档案管理工作带来安全隐患。网络

的开放性是无法改变的，保密性也是电子档案管理的要

求，怎样才能在保持网络开放性的前提下不失电子档案的

保密性是目前亟待解决的问题。

3.2保证电子档案信息的权威性

电子档案的内容都是极其重要的，其中很多内容都涉及国

家机密或个人隐私，因此，电子档案的保存必须要建立在

保障内容准确性和有效性的基础上。科学地将电子档案进

行管理，权威性是必不可少的条件。

4怎样才能做好电子档案管理系统

不断完善管理体制，建立统一的管理标准，建立健全电子

档案管理系统，对电子档案做好统一规划和管理。除此之

外，要加强对电子档案管理的监管，设立相关部门执行监

管的职能，每一个工作环节需要在监管下执行。同时，还

要对需要存档的电子信息的真实性进行确定其真实性，从

而提高信息的有效性。

4.1电子档案应该严格控制的方面

电子文件可以通过不同的格式在不同的载体上运行，也可

以通过某些软件把格式进行相互转换，然后电子计算机的

复制粘贴功能能够把它的内容完全一样地呈现，这在一定

程