分析如何做好归档文件的前端控制.docx

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分析如何做好归档文件的前端控制

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秦静

【摘要】归档文件的前端控制，是歸档工作不可缺少的重要环节;只有兼职档案员积极地前端参与，归档文件才能做到应收尽收;只有档案科工作人员积极主动与各部门配合、沟通，档案工作才能做到应管尽管。因此，做好归档文件的前端控制工作，是做好档案工作的有力保障。

【关键词】归档文件;前端;控制

文件在归档前是杂乱、无序、存放在各个部门的，比如收发文，比如工程在竣工前的基建归档文件，比如在结题前的科研课题文件、安装验收以前的设备归档文件等等，都是分别存放在各个相关人员处，而且也不可能保证他们都有很好的档案意识，不可能考虑到文件的最终是要归档的。特别是重大活动，如新冠肺炎疫情防控工作的归档文件涉及各个部门，且包含纸质文件材料、声像文件材料、电子文件材料和实物等类别，若不及时做好归档前的控制，很容易造成文件的丢失，造成归档文件不齐全、不完整，从而降低了归档文件的价值，影响了归档文件的利用。

那么怎样做才能保证文件在平时工作中既能正常运行又能安全完好地归档呢？下面从收发文件、科技档案、照片、重大活动、实物等方面，来谈谈我们归档文件的前端控制。

一、关于收文的归档前端控制

收文工作一般由综合办公室进行，收文的运行涉及各个部门。归档工作一般是来年初才进行，在文件入档案库房前有较长的时间存放在各处，如果不考虑文件的专人专管，收文的归档率会不言而喻。多年前我单位的收文在管理上就不尽人意，每年归档时各部门总是有找不到的文件。

针对此问题，档案科协调办公室及各兼职档案员制定了收文领取流程，即由各部门兼职档案员负责本部门收文的领取、保管。办公室一名专职人员负责处理单位的收文，制定年度收文登记表格，在平时工作中，当收文由分管领导阅完后，先将收文转至相关部门的兼职档案员（各部门兼职档案员名单由档案科提供），兼职档案员在登记表上注明科室、签名，然后转交本部门办理人员，完毕后再转交到兼职档案员保管归档。由于兼职档案员的认真负责，这种收文工作程序运行至今，基本上保证不丢失。

为了进一步地做好收文及归档工作，充分利用网络信息化平台，档案科建立了档案管理工作微信群，专职及各部门的兼职档案员、综合办公室负责处理收文的同事为微信群成员。为了方便领取文件，要求各位将本群昵称改为部门+姓名，办公室人员在本群@相关人员领取收文。为了不影响工作，要求兼职档案员收到@后及时领取文件，并及时做好本部门的收文登记。各部门收文的运行过程：兼职档案员领取文件→做好本部门的收文登记→转交给办理工作人员→回到兼职档案员保管归档。既保证了文件的正常运行，也避免了文件的丢失，保障了归档文件的安全归档。

二、关于发文归档前端控制

例如，我们单位的发文分千医党字、行字、院字、人字、工字、团字。行字、院字，由综合办公室统一签发、核稿、打印、登记备案。党字、人字、工字、团字经综合办公室秘书科审核后分别由相关部门按要求编号、登记、保管、归档（包括正式红头文件、签发头、底稿）。千医行字、院字发文，一般由起草形成部门保管、归档，但必须在办公室登记、备案。如千医院字发文登记：

三、档案科负责年度收发文登记的整理

每年底，年度工作结束后，档案科负责将一年的收发文登记用Excel表格按部门顺序排列整理，剔除不归档的文件，如会议、培训等通知，并将整理好的各部门的收发文登记表发给各部门兼职档案员，以方便其对照本部门的收发文件，查全、补齐，以备文件的归档工作，而且此项工作也是责任到人，保证做到应收尽收，应归尽归。如整理后的财务处部分收文登记：

四、关于基建、科研、设备等科技档案的前端控制

基建项目在竣工前形成了大量的文件资料，并且工期长，如果不及时收集、保管，极易造成文件的丢失。因此，在施工期间档案科要经常和基建科相关工作人员、兼档员交流、沟通，制定相关措施、收集管理方法，严格按照基建档案归档范围收集。每个施工阶段的归档文件责任到人，即在施工过程谁负责哪项基建工作谁就得保证所管工作的归档材料齐全完整，档案科专职人员定期检查督促，并不定时督促检查基建兼档员对文件的保管情况，如因工作需要借资料的，必需履行借阅登记。例如，立项的可行性研究报告、相关申请、批复等工程准备阶段的所有文件，均由基建兼职档案员负责收集保管，工作需要借阅的，登记签字，并负责催还。其他施工阶段的归档文件，均由负责此阶段工程的责任人负责收集保管，并按归档范围、时间归档，保证齐全、完整。

科研成果的研究也是一个漫长的过程，兼职档案员要及时跟进文件的保管，比如任务书、研究计划、变更课题负责人的发文等，及时归入课题卷宗内。根据研究进度，兼职档案员还要督促指导课题秘书整理、保管好归档文件，结题后及时收集、整理好相关资料。

设备档案，也要充分发挥兼职档案员完全负责的作用。在设备开箱安装验收前，归档文件完全按照归档范围积