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新时期事业单位人事档案信息化管理分析

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张晓燕

【摘要】随着我国经济社会的不断发展，信息化已经开始遍布我们生活的方方面面。对于企业单位而言，如果工作设备可以提高信息化水平，不仅符合与时俱进的发展理念，企业的工作效率也会提升，工作效率的提升意味着企业可以获得更多的经济效益。传统人事档案的信息化管理效率低，出错率高，如果可以将信息化融入管理中，将会为企业创造更多的便利。本文主要对我国现如今事业单位人事档案管理现状进行了分析，并且根据现状提出了一些解决策略，希望对于一些事业单位人事档案管理者有一定的参考价值。

【关键词】新时期;事业单位;人事档案;信息化管理

21世纪信息化已经得到了空前的发展，科技水平也得到了飞速提升。传统的人事档案信息管理方式都是通过纸质保存，一旦发生改变就要作废纸质档案重新打印，浪费时间、浪费纸张，工作效率大幅度下降。因此传统的管理模式已经完全不符合现如今事业单位的发展，很多企业已经开始对现如今的工作进行变革，原有的人事档案管理模式已经逐渐被抛弃，取代它的是信息化管理。这对于企业来说是一种新机遇，如果不及时做出改变就只能被时代抛弃。

一、事业单位人事档案信息化管理的意义

我国人事管理制度的重要特色之一就是采取了人事档案这一措施。档案分为很多种，人事档案只是其中一个重要的方面，有它本身独特的作用。人事档案主要收录员工的履历、考核、政治面貌、奖励和处分、工资等方面，员工的个人信息都会包括在里面，因此保密工作一定要做好，错误率也应该尽可能降低，这是对员工的一种安全保障，人事档案也可以作为选拔人才的重要依据。人事档案对于企业有很重要的意义，可以减少人员不合理分配的现象。人事档案管理如果与信息化相结合，可以更加方便快捷，方便更改和调动，大幅度提高管理效率。现代化的设备可以将纸质档案转化为图片或者电子版，可以随时随地打印和复印，快捷方便，同时可以有效保障员工个人信息的安全性，对于员工而言可以更放心，同时更全身心投入到自己的工作岗位中。

二、现代事业单位人事档案信息化管理存在的问题

（一）管理模式和手段单一落后。在传统的人事档案管理模式下，人事档案管理的主要工作就是对于档案的收集和保存，通常是通过纸质保存，在查找时一旦分类模糊就要花费很多时间去查找，浪费人力物力的同时工作效率也十分低下。我国信息化社会发展日益迅速，如果只依靠人的力量管理档案将不符合时代发展要求、不符合事业单位与时俱进的发展理念。管理模式如果能有大幅度的变革，对于事业单位和员工而言都起到了很大的作用。

（二）没有完善的基础设施。档案整理如果固守着传统的管理模式，很容易出现纰漏。人事档案对于员工而言十分重要，它关系着员工的职位分配和调动，因此如果一旦出现纰漏，对于企业和员工个人而言都是很大的损失。很多老的事业单位还固守着传统的档案管理模式和设备，浪费资源浪费时间，很多时候档案的安全性也不能得到保障，并且档案柜的防潮、防水、防虫工作也没有做好，出现了很多的问题。

（三）管理人员思想重视程度不够。人事档案信息管理很多时候不会受到事业单位高层的重视。事业单位最重视的是经济效益，所谓“无利不起早”，人事档案的管理不能直接给单位带来收益，因此他们的管理信息化改革通常会被推迟到所有改革之后，甚至因为不舍得资金的投入，人事档案管理的改革会被忽略。人事档案是对员工的档案进行收集和保存，看似工作内容简单，实际上如果固守传统的管理模式，一旦有变动就要牵动很多纸质档案的废弃，工作效率会极其低下，事业单位管理高层一定要对此加以重视，加大资金投入和设备更新，才能给事业单位带来更多的经济效益。

三、新时期事业单位人事档案信息化管理优化策略

（一）加强相关工作人员的培训力度。人事档案信息管理信息化要求员工破除自己的传统观念，提高自己的专业素质，更新自己的工作理念，否则只会被事业单位淘汰，被社会淘汰。事业单位的管理者也一样，在更新设备和管理模式之后，要及时展开培训班，补充工作人员的专业知识，提高专业素质，包括自己负责的模块的学习，还要包括对电脑的学习。信息技术对于人事档案管理有很大的作用，但是再先进的科学技术，没有专业的人才去管理和使用，它们也将成为破铜烂铁。人事档案管理工作人员担负着更新和保存档案的責任，因此必须要具备更高的思想觉悟，同时要提高自己的业务能力，具备良好的政治责任感和灵敏的观察力、鉴别力。同时事业单位也要引进更高素质的人才，使人事档案管理工作人员中产生适当的竞争力，促进事业单位的发展。

（二）采取多元化管理模式和手段。传统的管理模式和手段通常都是局限于纸质材料的保存，由上文分析可知，纸质材料存在很多问题，不仅不易保存、占用空间，并且在调动和查找方面费时费力，工作效率也极其低下，必须要及时更新。人事档案管理信息化最重要的一点就是将纸质材料信息化。事业单位的人