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年中会议酒店安排方案

年中会议酒店安排方案

(一)会前工作：

1、与会议主办方洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。

4、与会议主办方确认会议接待方案。

5、与会议主办方签订会议接待合同，顺便要定金。

6、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、

接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服

务。）(二)、跟进工作：

1、机场、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。

2、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。

3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，

确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水

果等会务工作。

5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关

安排等工作。

6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付

费的方式。

7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、

娱

安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的

人、财、物等安全工作。

9、确认特殊客人（如伟大的领导少数民族代表、VIP、残障代表

及家属等）的安排及接待工作。

10、协调会议期间的交通工具的安排。

11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

(三)、会后工作：

1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印

刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作。

(四)、会议的筹备工作:

1、根据会议规模，确定接待规格。设定待规格。

2、发放会议通知和会议日程。会议通知必须写明召集人的姓名

或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、

会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这

样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要

求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路

线图。这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了

解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。

它可以随会议通知一起发放。

3、会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。一般大型会议，

根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会

场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，会议桌上可悬

挂或摆放国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，

应擦洗干净，摆放美观、统一。坐席的配置要和会议的风格和气氛统

一，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：圆桌型，如果是使用

圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消

除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有

利于互相交换意见。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪

同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最

高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。因为为尊者

享有优先知情权。教室型，这是采用得最多的一种形式，它适用于以

传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者

之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主

席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正

中间的席位为尊位。(五)、会议的接待礼仪:

一是会前检查。这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方

进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

二是提前进入接待岗位。接待人员应该在与会者到来之前提前进

入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。

1、签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待

档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。

向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上