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对城建档案标准化管理的认识与思考宋敏

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摘要：城市建设施工过程中业内档案的保存与整理成为城市建设项目内部管理现代化的一个重要体现。城市建设工程会形成大量的项目资料，因此对项目资料档案实施标准化管理中尤为重要。本文分析了现行我国城市建设档案资料管理的现状，探讨了档案资料标准化的管理，以及档案规范化管理中应当注意的事项。

关键词：档案管理；标准化

1城建档案标准化管理的重要意义

1.1标准化管理体系建设是精益管理的保障。

完善的标准化管理体系是企业前进的保障，也是获得最佳秩序和最大经济效益的前提。标准化对企业每项工作流程作出详细的规定，可以使各项程序更加规范、高效，哪怕是对每个岗位的人员都进行轮换，工作效率和质量也不会出现大的波动。目前，行业内部正在大力推行精益管理，其理念是注重高效，杜绝无价值活动，其实质为“投入少、消耗少、时间短、见效快、价值高”，这与标准化管理体系的最终目标有着高度的一致性。通过标准化管理体系建设，档案馆能够实现精简操作，优化流程，提高服务质量。

1.2档案标准化管理体系是将相对独立的管理体系进行融合的纽带。标准化管理体系不是独立的体系，而是与质量管理体系、职业健康安全管理体系等其他体系相辅相成的。它可以成为一条纽带，在各个相对独立的管理体系之间建立起联系，进而把档案管理中心现有的制度、工具和方法有机地融合起来，从技术、工作和管理三个方面入手，寻找各环节的改善点，精简程序，提高效率，最大限度地消除价值链中的冗余，构建流程最短、效率最优的全价值链精益管理，不断提高档案管理中心整体管理水平和市场竞争力，使档案管理中心依据需求定职能、按照职能树目标、根据目标立标准，用最有效的方法达到最佳运行效果。

1.3档案标准化管理体系建设是提高经济效益的动力

档案管理中心的根本任务是以有限的资源投入生产出符合人类需求和期望的服务。档案管理标准化的制定是档案管理的一项基础性工作。档案管理标准化能把企业有限的人、财、物、产、销等生产要素加以系统、科学地进行管理，最大限度地减少生产过程中不必要的浪费，降低生产成本，提高运作质量和效率，从而达到增加经济效益的目的。

2城市建设档案管理的现状

2.1档案管理工作的边缘化危险

随着计算机技术的飞速发展，档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成馆藏中心管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。

2.2档案管理软件缺乏统一性。

档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化

2.3档案管理的技术标准。

组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

2.4档案标准化管理人员的素质有待提高

首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识屡次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

3城市建设档案标注化管理的措施

3.1配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为档案管理实现信息化