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过程文档管理制度V1.0--第1页
集团公司过程文档管理制度
第一章总则
第一条为适应集团公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，
保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合汇丰集团的实际情况，
制定本制度。
第二条本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式
存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络
上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
第三条本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项经营、管理、工作活
动中产生并具有保存价值的电子文件的形成、收集、整理、上传、管理、使用和
统计的过程。
第四条本制度适用于集团公司范围内的所有中心事业部。
第二章过程文档定义及分类
第五条过程文档就是在某一项或某一类工作中从开始到发展及结束的过程
中所产生的一系列的过程文件资料，这些文件资料具有代表某一阶段或某一节点
工作的结果，且随着工作的深入推进或工作思路及方向的改变处于不断的变化过
程中，其形成的数量及种类处在不断的累积和增减过程中，这样的过程性结果文
件统称为过程文档。
第六条按照集团公司目前经营管理方式，过程文档的分类如下：
1、OA表单流程（设计制作完成但未上会评审）
2、组织结构图及说明
3、权责要项细项
4、部门预算及执行表格
5、客户信息
6、部门业务相关操作手册
7、经营管理方案
8、部门工作管理方案
9、部门工作管理办法
第1页共9页
过程文档管理制度V1.0--第1页
过程文档管理制度V1.0--第2页
10、信息化方案
11、营销策划方案
12、市场及销售方案
13、工作台账（如电子设备台账、员工休假台账、车辆维护保养台账等）
14、月度工作总结及计划
15、周工作总结及计划
16、中心事业部及二级部门的会议纪要
17、外联接收的文件（包括电子邮件）
18、业务相关图纸、视频、音频文件
19、管理制度（正在编写的，但未上会评审的）
20、其他重要的未完成的工作记录或文档
第三章过程文档管理体系
第七条技术支持部负责搭建FTP文件服务器（或在A8系统知识文档中）进
行过程文档分类目录的建立与完善，实施文档目录权限的设置与管理，对日常上
传的软件系统、硬件系统、网络系统进行维护，保障文档上传、保存、管理的正
常开展。
第八条以中心、事业部为单元，由中心事业部总经理指定或委派文档管理
员，负责本中心、事业部过程文档的收集、整理、上传等日常管理。原则上事业
部由人事行政部经理任文档管理员，中心文档管理员则由中心总经理进行指定或
委派。
第九条信息中心建立与各部门文档管理员的指导和联系原则，保证及时沟
通、解决在电子文档上传、借阅、下载与管理中出现的问题。
第十条为保证电子文档的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的
数据丢失，对于重要
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