基于信息化背景下的文书档案管理工作创新思路.docx

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基于信息化背景下的文书档案管理工作创新思路

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摘要：文书档案作为文书信息的载体，打破传统思维，利用互联网技术实现信息化管理，是新时期档案管理面临的新课题。本文对此做出一些有益的探索，以便提升文书档案的管理水平。

关键词：信息化背景；文书档案管理工作；创新思路

?在信息化技术发展日新月异的今天，采用信息化手段管理文书档案，是时代的必然要求，也是档案管理现代化的发展方向。因此，重视文书档案的信息化建设，是实现文书档案管理创新的重要途径。

一、信息化手段运用于文书档案管理工作的必要性

首先是简化了管理文书档案的基本操作流程。文书档案管理一般来讲涉及比较丰富的文书档案内容以及繁杂的文书档案种类，目前在引入现代化文书管理手段的前提下，对于管理各类文书档案的总体难度可以达到明显减小的效果，并且避免了繁杂的档案整理以及档案收集操作[1]。传统的文书档案管理模式，收集、分类、归档、查询、分析时，涉及诸多部门和人员，流程复杂，管理节点众多，档案流转不畅，导致归档困难，查阅困难、管理困难。运用信息化管理手段，能显著压缩管理节点，提高流转速度，简化基本操作流程。具体在查询、整理与分析文书档案时，引入信息化方式便于实现全方位的文书档案汇总，并且客观上体现了节省档案管理时间的效果[2]。

其次是体现最大化的文书档案利用价值。文书档案必须能够被有效利用，如此才能突显文书档案本身的价值与意义。文书档案内容复杂，种类繁多，在浩如烟海的档案中寻找有价值的信息，依靠传统的人工检索及分析方法，明显跟不上时代的要求。充分利用计算机网络实现信息化管理，能够实现灵活多样的方式处理文书档案数据，共享文书档案的信息，开发文书档案的价值。

第三是对于管理文书档案的总体成本予以有效节约。利用信息化手段管理文书档案，把庞大的纸质、声像资料转化为数字信息，保存在网络上，能显著减少档案的占地空间，减少场馆建设。计算机具有人工无可比拟的信息处理速度优势，可以满足不同方式的查阅需求。信息化还可以突破时空的限制，实现远程信息共享的需要，最大限度满足需求人的查阅需求。

第四是便于档案的保密管理。文书档案实施密级管理，不同的密级对应不用的档案使用对象。信息化可以利用网络对不同的密级阅读对象进行区分，然后进行严格的阅读授权，防止档案泄密。网络能对需要保密的实物档案进行物理隔离，转为图像展示，防止人为的破坏和自然的损耗。计算机能够做到实时记录查阅人信息及时间，设置网络防火墙，防止黑客攻击。

二、基于信息化背景下创新文书档案管理工作的具体思路

（一）提高文书档案管理人员的信息化管理水平

文书档案管理与现代化的全新管理手段如果要实现紧密的结合，则需要依赖信息化素养较高的专业档案管理人才[3]。一是加大文书档案管理人员信息化技能的培训，采取远程培训、专家讲座、岗位练兵等模式，提高档案管理人员的专业素养与信息化管理水平。二是与科研人员紧密结合，采取数学模型、网络大数据、模糊控制等最新的科研手段，加快加深对文书档案资料的研究评价，挖掘出有用的经济价值，实现档案价值的有效利用。三是利用信息化手段，通过档案管理人员，把档案管理部门改造成单位的信息中枢，形成辐射各个业务部门，融合整个单位价值链的“价值中心”。

（二）构建文书档案管理的信息化网络

1、把海量的文书档案信息进行数字转化。只有把文书档案进行了数字转化，才能实现信息化管理。数字转化的过程不仅仅是把文书资料上传网络那么简单，还要进行科学的分类和梳理，做到条理清晰，分类准确，归档完整，为计算机检索查阅提供保证。另外，还包括数据库、数据结构、统计分析、办公自动化等软、硬件技术的开发工作。

2、再造文书档案信息化管理流程。基于信息化的文书档案管理流程设计，是改革管理机构，精简管理层次，优化管理结构的重要组成部分。信息化网络的建设，可以突出信息化的主导作用，打破原有僵化的内部组织机构限制，摆脱管理层次、人事等复杂因素的制约，建立统一、高效、科学的信息管理系统，推动管理创新、机制创新和科技创新。

3、保证必要的人力物力投入。文书档案的信息化建设，是一项庞大的工程，不仅需要历史资料的数字转化，还要符合时代的要求，以及给未来的档案管理留下足够的升级空间。需要进行超前规划，进行必要的场馆场地建设、计算机网络建设，保证必要的人力物力投入。需要与科技进步相结合，利用最新的信息科学技术，更新改造升级信息基础设施。需要开展档案学的创新研究，开发文书档案的新价值。

（三）实现文书档案资源的信息化共享

文书档案管理工作并不是孤立性的，而是与各项管理及科学研究息息相关。文书档案来源于各个专业化管理部门，它的价值实现又是研究应用于各部门及其他外部机构。因此，在考虑保密的前提下，共享是文书档案的基