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高校档案信息化建设的问题及对策探析

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陈晶

摘要：信息时代的到来为高校档案管理工作提供了新的发展方向，同时也引发了高校档案工作的深层次改革与管理模式的创新。本文以高校档案信息化建设为研究对象，对其内在涵义、概念背景进行了阐述，针对当前形势下档案信息化建设中存在的问题，提出了相应的探究思路与工作对策。

关键词：信息化建设；档案工作；对策分析

目前，信息化已经成为了当代社会经济发展的主要特征。高校档案工作作为一种信息管理量大、流程繁琐、信息共享要求高的管理工作，通过信息技术中的计算机技术与网络技术的介入，可以将传统的手工管理方式转变为高效的现代化管理方式。在新形势下，为了提升高校档案工作的工作水平与工作效率，需要对高校档案信息化建设的具体途径与相应问题进行深入研究与讨论。

一、高校档案信息化建设的概念与背景

首先，高校档案信息化建设工作是适应社会发展需求的业务工作，同时也是国家信息化建设工程的组成要素。它以教师和学生群体的需求为导向，利用信息技术进行档案信息的采集、处理、储存、传输与共享，大幅度地提升了档案管理的工作效率，并完成了信息服务的网络化构建，在基础设施、信息资源、管理系统、人才培养、安全保障等方面为下一步的信息化全面覆盖奠定了基础。

我国高校档案信息化建设具有一定的前瞻性，1983年南京大学档案馆便首次使用计算机技术管理档案信息，这是我国档案信息化建设的雏形，也为后续的工作提供了宝贵经验。至20世纪90年代末，我国大部分高校都开始采用计算机技术进行档案的著录与管理。2000年全国档案工作会议的召开与2002年《全国档案工作“十五”规划》均对全国高校的档案信息化工作提出了明确要求，标志着我国高校档案信息化工作的全面展开。目前，经过30年的探索与发展，我国高校档案的信息化建设工作取得了宝贵的成绩，已经逐步探索出了符合中国国情的档案信息服务的新模式。

二、当前高校档案信息化建设存在的问题

1.标准规范管理体系不健全

高校的档案信息化建设，需要有一套严格限定的标准与具体规定，它是指导信息化建设的保障。由于我国各地区的信息化建设发展水平不同以及历史规划原因的影响，各地区与各高校所在地的行政主管机关不同，统一性的建设规划较为缺乏，高校在实际建设工作中存在着较大的随意性与分散性。另外，标准的不统一直接影响了信息资源的共享，也不利于高校间档案工作的经验借鉴与相互交流。

2.基础设施建设较为薄弱

档案的信息化建设，应当以完备的硬件设施与设备为依托，这也是信息管理工作的基础性要求。但不容乐观的是，我国高校的数字化设备与网络信息系统较为落后，虽然各高校均配备了计算机、扫描仪、打印机等基础设备，但大规模的数据库与网络管理系统却十分匮乏，档案网站与软件应用的升级工作较为滞后，针对用户的服务形式也十分单一，多数档案管理工作都仅仅涉及日常的简单管理方面，这一系列的问题，都与信息化时代网络技术高速发展的要求背道而驰。

3.信息化人才质量一般

我国高校信息化建设存在着较为严重的人才缺乏问题，专业人才的数量与质量都亟待提升。由于目前高校的教学管理与科学研究工作任务较重，因此高校档案资料管理工作的压力也急剧上升。本着信息化建设的需要，高校档案管理逐步向着数字化资源建设转变，但由于高校人员配备的固定性，多数信息化建设人员都只能算是“半路出家”，在XML技术、数据压缩处理技术、网络安全技术等方面都缺乏高精尖的工作人员。人才的束缚也成为了阻碍高校档案信息化建设的重要因素。

三、高校档案信息化建设的对策

1.完善基础设施建设

基础设施薄弱问题是制约高校档案信息化建设的瓶颈。鉴于此，高校档案管理部门应当强化工作人员的信息化建设意识，有计划地部署建设工作，保证基础设施建设不受到其他因素的阻碍。对于硬件设施的强化，首先要投入资金，配备以计算机设备与信息采集设备为代表的硬件设施；其次要遵循可持续发展的原则适当选取系统管理软件，搭建信息化管理平台与安全网络；最后应当完善电子文件的管理，加快馆藏档案的数字化转换，以便对档案进行系统化管理。

2.培养创新型专业化人才

依托不断完善的信息资源管理系统与相关的规划标准，档案管理部门在强化软硬件设施建设的同时，还要注重专业人才的培养工作。档案工作具有管理强度大、时间跨度长的特点，因此，要充分重视档案工作的紧迫性与艰巨性，强化对工作人员专业知识的继续教育，积极引进专业复合型人才，从基础层面提升档案管理工作的质量水平，保证档案信息化建设能够按照统筹规划有条不紊地进行。

总之，信息技术的应用能够有效提升档案工作的效率，有利于信息资源的共享。在高校档案信息化建设的过程中，机遇与挑战并存，当前该工作中存在着标准不规范、基础设施薄弱、专业人才缺乏等问题。因此，高校档案管理部门要增加资金投人，完善建设规划与基础设施建设，积极引