国土资源工作中推广重点档案登记制度可行性初探.docx

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国土资源工作中推广重点档案登记制度可行性初探

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郑翠玲李慧敏

摘要：在国土资源管理工作中，形成了一些具有重要保存价值以及参考价值的重点档案。本文笔者通过对国土资源档案管理现状的详细研究，提出在国土资源档案管理中实行重点档案登记制度，采用对馆藏保管重点档案的审查和认证方法，并从源头对增量重点档案进行动态监控的方法.掌握现有重点档案的数量以及保存状况，建立增量重点档案档案全流程登记册，从而分解档案归档压力大，提高归档效率，促进国土资源档案管理水平的提高。

关键词：国土资源；重点档案登记；档案管理；方法

前言

为了落实两办发布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，推进档案资源体系、安全体系、利用体系三大体系的建设。国土资源部发布了《国土资源部关于进一步加强和做好土地资源档案工作的通知》和《国土资源部国家档案局关于发布土地资源档案的通知》；国土资源事业档案管理和国家国土资源档案工作“十三五”规划，调整和部署国土资源事业档案工作的体制结构、工作方法和工作目标；改变了原本由办公厅直接管理的局面，并由办公厅的执行董事取代，具体实施业务支援单位。土地资源档案系统经过两年的运行，运行顺利，能够达到一般档案管理的基本要求。

1重点档案的登记制度

1.1重点档案的定义

重点档案是指对国家和社会有重大影响并具有重要保存价值的文字、图表、音像等各种载体的历史记录。重点档案是档案管理工作当中的重要部分之一。

1.2重点档案的范围

国土资源重点档案的范围主要包括以下内容：（1）具有永久保存价值的档案；（2）管理以及业务工作中产生的具有重大保存价值的档案：（a）重大会议、活动档案；（b）重大建设项目档案；（c）重大科技项目档案；（d）重大成果档案；（e）重要单位和知名人士参与建立的档案；（f）在国土和资源管理领域具有重要保存价值的其他档案。

1.3重点档案登记制度

档案工作是对记忆控制权的行使，是保持历史真实面貌的重要工作。重点档案登记制度的实质是加强对重点档案的支持。档案管理部门监督档案资料的形成和收集，确保关键档案的完整性、连续性和有效性。实施重点档案登记，一方面要求保管重点档案的单位认真登记重点档案的数量、质量和现状，并根据要求进行汇总；而另一方面则要求档案形成部门及时梳理出关键档案。组织相关力量，确保关键工作档案存档。

2推进重点档案登记制度的必要性

2.1重点档案登记制度是做好资源体系建设的客观要求

档案资源是档案工作的基础之一，与此同时也是档案可持续发展的重要条件。加强档案资源的建设，确保档案资源真实、连续、丰富、多样、可追溯，是档案科学发展的根本要求。“应归齐”是档案资源体系建设目标的通俗表达方式。为了实现这一建设目标，如做要实现这个目标，其关键在于应一字。哪些是关键档案，哪些将构成重要档案，档案管理部门必须要有记录。这是重点档案注册。

2.2重点档案登记制度是做好档案供给侧改革的一次尝试

在过去，档案工作是在档案范围和保管期限清单下应归还和收集。在一些案例中，重要的档案被概括化。造成这种情况的主要原因是资料不平等，档案资料任意。缺乏有效的计划。实施关键档案登记制度，将减少日常和重复的档案信息的供应，扩大具有代表性的重要事件的供应，提高档案工作对实体工作的灵活性，从而大大提高了档案工作的效率。

2.3重点档案登记制度是解决档案工作矛盾的重要方法

档案部门与其他部门之间存在着相互依存、相互制约的关系，这是档案工作的矛盾。在实际的档案登记工作的过程中，随着档案资料的积累，给档案形成部门的档案管理人员对工作造成了很大的压力，甚至有一定的阻力。如果允许发展对立关系，就會给整个单位造成相当大的损失。建立重点档案登记制度，可以突出档案工作在单位整体工作中的重要地位，增强全体工作人员的档案意识，将档案工作者的档案工作分解为实际业务工作；并在工作当中实现及时存档，减少后期存档的压力。从而提高工作效率。

2.4重点档案登记制度是推进档案工作前置的保障

档案管理工作当中存在着这样一种广泛的误解，即档案的生成总是滞后于职业发展，归档只是对结果的收集和整理，所以档案管理通常被放在每个工作的最后一个部分。这使档案工作处于被动的状态。一旦档案文件不完整或不规范，事后难以补救。档案的价值将大大降低，档案工作者的工作也将陷入两难境地。因此，工作的重点将在开始时登记，档案管理将预先定位，档案将作为前端控制归档，档案管理要求将在生成文件数据之前下达，并档案的内部质量将在文件形成的开始时被控制。与业务工作同步，这样将有效提高重点档案管理的效率。

3重点档案登记制度的操作性

3.1加强顶层设计

目前，已有一些省颁布了重点档案管理措施或档案管理措施，对各省的重点档案管理规定进行了规范。其中上海市2009年颁布的《上海市重点档案管理办