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档案信息化建设与档案管理的探讨

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何云璐

摘要：大数据时代，档案信息化建设是未来档案管理的重要发展方向。在现代信息化时代，档案的管理要改革创新，就要充分运用信息化手段，有效提高档案管理的规范性和使用效率。本论文通过分析信息化技术对档案建设和管理的效用，分析档案管理在信息化建设方面存在的问题，并提出相应的解决措施，为新时期加快档案信息化管理进程提供参考。

关键词：档案信息化;档案管理

：G271文献识别码：A：1001-828X（2019）016-0164-01

档案信息化可以充分运用大数据对档案资源进行整合和统计，利用信息技术相互整合各类档案资源，方便查阅和资源共享。新时代信息化技术应用广泛，在社会经济建设和发展中的重要性逐渐凸显，革新了档案管理的手段和方法。将信息化技术融入到档案建设和管理当中，提高了单位档案信息化建设效率和管理效果。

一、信息化技术对档案建设和管理的效用

运用信息化技术对档案资料进行建设和管理，大幅度降低档案管理的难度，将原来的纸质档案转化为电子档案，减少储存纸质档案的空间，降低部分档案丢失和毁损的几率，延长档案存档的时间。同时，所有档案进行数据化管理，分类归档，在查阅档案时，可以直接利用档案系统的搜索功能，查阅更加便捷，有效提高档案的利用率，优化和规范档案管理的过程和效果。目前，部分单位已经初步认识到档案信息化发展的重要性，并且从多角度针对档案信息化建设进行了研究和分析，有效提高了档案信息化建设水平，也为档案管理工作的持续稳定发展和档案资源的优化利用提供了便利。

二、档案信息化建设存在的问题

（一）档案管理人员缺乏信息化建设的素质

在传统的档案管理工作中，很多单位对档案管理人员的学历、技能和综合素质的要求都不高，大部分单位的档案管理人员不会使用计算机，或者不熟悉计算机操作，缺乏信息化技术的专业知识。在单位档案信息化建设与档案管理过程中，无法利用信息化手段对将纸质档案电子化，不能有效革新档案管理手段，导致档案管理效率低下，不利于持续稳定开展档案管理工作。

（二）单位对档案管理工作不重视

目前，很多单位的管理人员并未真正了解传统档案管理的弊端，没有充分认识到档案建设和管理对于单位发展的重要性，也没有了解到信息化技术在档案建设和管理中的便捷性和高效性，导致很多单位的档案信息化建设效果不理想。

（三）缺乏档案标准化建设体系

很多单位在开展档案信息化建设工作，只是单纯的利用现代信息技术，参考已经实行档案信息化建设的单位去模仿，并未真正结合企业自身实际，综合企业的档案使用需求，创设具有企业特色的档案信息化管理模式。在档案信息化建设的过程中，缺乏明确的归档标准，未形成科学合理的档案管理标准化体系，单位未能制定符合实际、可行有效的档案建设和管理方法或规章制度，档案信息化建设和管理无参考依据和约束条件。

三、优化档案建设和管理的建议

（一）加强档案管理人员信息化技术的培训

档案管理人员是每个单位档案工作的实际执行人，他们的档案专业素质决定着单位档案工作管理的效果和效率。在新时代下，每个单位都应该开展针对档案管理人员的信息化技术技能培训，帮助他们熟悉计算机各类功能的操作，提高档案管理人员的信息化管理水平，从而提升单位档案建设和管理的效能。通过培训，让档案管理人员充分了解现代信息技术的便捷性和高效性，转变档案管理人员的传统理念，提高档案服务意识。单位培训档案管理人員的信息化技术，启发他们在档案建设和管理实践中充分应用信息化技术，有效提高单位档案工作的总体效果，使档案管理工作适应时代进步的发展需求。

（二）提高单位管理者对档案管理工作的认识

档案资料是每个单位在发展过程中各项工作的结果和积累，对企业的发展起关键作用。企业的管理者要充分认识传统档案管理的弊端，了解档案信息化建设和管理的优势和便利性，充分对比传管理方法和信息化管方法的区别。改变档案管理的观念，深入到档案工作岗位中，了解档案工作的流程，加强档案建设，加大单位档案建设和管理各类要素的投入，充分运用现代信息化技术，保证单位档案资料保存的时间更久远，保存效果更理想，促进档案建设和管理工作创新发展，明确档案建设和管理的步骤，优化建设和管理流程，创新管理方法，不断提高单位档案管理的信息化技术。

（三）制定有效可行的单位档案管理体系

信息技术是档案信息化建设的重要基础，各单位要充分结合现代信息化技术，创新档案建设和管理工作，充分结合企业实际，制定有效可行的档案管理细则，明确档案的归档时间，保存时间和保存资料等。通过研发或者购买成熟的档案管理系统，完善单位档案信息化建设和管理技术体系，提升单位档案的建设效率和管理效果。制定严格的档案资料整理和保管工作流程，明确单位档案人员的管理责任，充分发掘单位发展的档案需求，不断革新档案工作的方法，构建规范的单位档案管理