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SAP采购环节优化的几点建议

一、物料（玉米、煤炭、盐酸、烧碱）入库的优化建议

（一）以玉米为例说明现行入库：

现行玉米入库1、称重，2、质检、3、卸货，4、车皮称重确认净重、5、供

应会计根据过磅单与质检单手工计算折扣数量后，开具农副产品收购发票，并下

采购订单，仓库保管员在系统收货确认后、供应会计打印入库单，并对发票进行

校验系统形成应付款。

（二）可能出现的问题

通过几年的实际操作虽未发生或发现没有入库的玉米而入库了的情况，但程

序（单据）不完善、不可能永不会出现问题，这主要表现在现行的计量单、质检

单上没有统一的编号（只有手工简单的编号如1号2号等，）、地磅室的玉米计量

信息如车号、重量没有共享到供应会计岗位，存在被人模仿印制计量单、质检单

的隐患，如果有人模仿印制了这两张原始单据提报给供应会计，供应会计也无法

辨认真伪，就会下订单开发票，仓库如出现把关失误而确认了收货，这个入库就

是虚假的。而系统更是无法识别。

（三）系统优化建议

1、所有计量单、质检单以公司为单位按照一定的号码编制方法分别进行统

一编号，并把这些号码提前预置到系统里（农产品收购发票从税务部门购入时也

要将全部的发票号码录入系统），供应会计在下订单环节中增加录入这些原始凭

证的编号，系统只默认这些号码会通过确认，并且一旦出现重复号码也不让其通

过系统，这样会杜绝系统外的编码与重复的号码在系统内出现，或把目前地磅室

计量数量接口到供应部，供应会计在下订单与开收购发票前首先要复核地磅室传

来的计量记录，否则此业务不予办理，这样可有效的防止物料没有入库而入库了

的风险。

2、所有质检单中的质量指标要录入系统，让系统自动计算玉米折扣数量，提

高工作效率，减少手工计算出现错误。

3、为减少物料采购单价录入错误，从而导致产品成本计算出现错误的情况，

对所有物料提前预置合理的采购价格区间于系统，如糖化酶实际的采购含税价格

一般在每公斤35元左右，我们可把此物料在系统能通过的价格设置在25——45

元之间，区间之外的价格系统出现错误提示，如、此物料录入采购单价是0.35

元或350元时系统提示错误。也可以用创建的合同订单中的单价来审查录入采购

单价的正确性。这样系统可防止或减少手工录入单价的错误

4、强化玉米收购计量现场管理的建议

按相关规定玉米称重前，仓库保管员要上车检查汽车驾驶室内与车顶是否有

人员或其他物品，而在实际的称重过程中、有些环节个别公司没有被很好的执行，

为减少收购计量环节的漏洞，建议在地磅室附近按装摄像头，24时监控玉米等

物流的过磅过程。

5、实行玉米等物料仓位与折标管理的建议

目前各公司玉米耗用计量方法较多，有时按规定的粉浆出率倒推玉米耗用量，

有时按电子计量称计量，如按出率倒推玉米耗用量，如果玉米质量差，会造成玉

米多出库，从而使库存盘亏（原本不盘亏），反之盘盈（原本不盘盈），如果按电

子计量称重，计量称有时也会出现故障，造成耗用数据有误，还有时按玉米浸泡

罐所剩数量作为耗用数量，多年的实践证明玉米出库数量的这些方法在一定时期

起到了一定的效果，但方法的不统一使玉米长短库欠准确。从而影响产品成本的

准确性。

实行玉米的仓位管理就是采购入库时指令玉米卸货到第X号筒仓内，根据收

购标准直至盛满为止并能从系统查出此X号筒仓内的准确入库采购数量，耗用时

按照各筒仓的质量指标，选择出库，成本耗用玉米数量按收购时此筒仓的数量为

准，但也要用浸泡罐或电子称标记出库数量（台账记录出库数量，用来核对收购

数量）

为适应随时进行的产品消耗材料数量考核的需要，所有入库玉米、煤炭、盐

酸烧碱、各种糖化酶等物料全集团实行统一的标准指标进行折标入库处理，并在

每个订单上出现这些折标数量，耗用时也增加用折标的口径折标的数量出库，这

样便于集团内各公司各产品的耗用对比与考核，需说明的是这些入库与出库的折

标数量在系统中只作为考核用。与账务处理无关，这只是为实行节者奖、超者罚

的绩效考核时系统提取数据服务。

6、玉米日收购量随时间进行调整

目前系统日收购量时间是0-24时，而我们日常管理需要的日收购量指标是

指昨日7.30分至当日7点收购数量，因实际管理与系统默认的时间不一致，因

此地磅室需设台账记录日收购量，建议对系统优化、让其根据管理需要随时提出

某时间段的收购数量。

（四）煤炭、盐酸、烧碱等入库、耗用方法按分批存放、分批计