人民医院文件管理制度（需修改）.doc

文件名称：文件管理制度

文件编号：YB-A1-001

最近修订日期：XXX

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XXX人民医院院办编写张理仁审核杨强批准谢明均

文件名称：文件管理制度

文件编号：

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主管部门：院办

修订年限：必要时

文件类别：制度

适用范围：全院

发行日期：

已修订次数：0次

最近修订日期：

版次：1版

XXX人民医院院办编写张理仁审核杨强批准谢明均

目的

为有效规范全院之各项文件及资料之管理，特订本办法。

范围

除部门及科室职能、岗位说明书、年度计划与总结、报告及简报之书写模板外，凡属本院之文件及资料呈现，均适用。

定义

文件管理制作人员：为确保文件与资料管制有效运作及管理，文件管制设于院办，本院各部门、科室应指派适任人员，负责文件管理，并负责文件的更新、修订及传达。同时，各项因工作所产生的表单及数据也列入管理范围。

文件：本院各部门、科室业务相关的法规、文件等。

资料：凡书信、公文、备忘录、任命、合约书、表单等皆属之。

文件管理：凡院级文件/资料需要制定、修订时，院办文件管制人员应及时刊登于OA上。以保持最新版的文件与资料。对于过时或废除的文件与资料并应同时予以移除。第二阶、第三阶文件及表单与资料遇有制定、修订时，部门或科室文件管制人员于部门或科室内公告，并登记《文件管理暨报废汇总表》（见表一）上。

职责

文件与资料的拟订、审核、批准权责部门规定如下

类别名称

适用部门

拟订人（编写人）

审核

批准

第一阶文件

全院

承办人

分管院领导、委员会主任

院长

第二阶文件

全院/部门

承办人

部门负责人

院级领导或大部制主任、护士长

第三阶文件

科室内

承办人

部门负责人

部门负责人

标准

文件命名：

第一阶文件:院级文件即依医院发展状况及政策面所产生之制度与办法(见表二)。

第二阶文件:部级和跨部门文件即依据政策，各部门相互沟通应由哪一部门，哪些人员，

做什么事及做完后流向何部门(见表二)。

第三阶文件:科级文件即教导基层人员如何完成一件工作及注意事项等(见表二)。

外部文件：各文件所依据之政令、法规。

表单：因各阶文件所产生的表单。

电子文件：以文件编号开头，后接文件发行日期（包括年、月、日），最后写上文件名。

文件编号年-月-日文件名

文件编码原则

文件编号由三部分组成，部分之间以“-”相隔，具体编码说明如下：

5.2.1第一部分为委员会、部门或科室代码，代码为2或3位数，以院办提供的部门、科室、委

员会编码一览表中所规定的代码为原则(见表3)

5.2.2第二部分为类别代码，类别代码为2位数，其编码规定如次：A○-第一阶、B○-第二阶、

C○-第三阶；“○”为流水号，其代码为1位数，依科室、部门制订文件的类别编定（见

表2）。

5.2.3第三部分为流水号，流水号代码为3位数，依科室、部门制订文件的顺序编定（例：001、

002、003…）。

5.2.4第一阶文件

文件名称：文件管理制度

文件编码：YB-A1-001

最近修订日期：XXX

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○○○–A○-○○○

部门代码阶层及编号流水号

范例：YB-A1-001（YB是院办编码，也表示拟文部门为院办；A1表示此文为院级文件中

的制度或办法；001表示院办的第1个文件）

第二阶文件

○○○–B○-○○○

部门代码阶层及编号流水号

范例：YW-B2-004(YW表示医务科编码；B2表示此文为部级和跨部级文件中的技术规范；

004表示医务科的第4个文件)

5.2.6第三阶文件

○○○–C○-○○○

部门代码阶层及编号流水号

范例：YG-C5-008（YG表示院感办编码；C5表示此文为科级文件中的通知；008表示院感

办的第8个文件）

5.2.7表单

5.2.7.1在各阶文件依据之下产生的表单

○○○–○○-○○○-○○

部门代码阶层及编号流水号表单流水号

范例：YW-B1-003-02(表示依据我院《三级综合介入技术管理规范》产生的《放射科、超

声科每季度反馈表》，此文件已下发到各科室)

5.2.7.2无各阶文件依据产生的表单，流水号为“000”

○○○–○○