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加强高校档案管理信息化建设的有效策略研究

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李晓霞

[摘要]档案管理是很多单位管理的重点与难点，也是很多單位管理体系当中的重要组成部分，高校档案是高校对人才进行系统管理和研究具有的重要参考价值。优化和创新高校的档案管理工作，不但能够强化高校档案工作的管理能力，同时还能够帮助学生提供更加优质性的服务，促进高校更好更快的发展。文章就高等学校档案管理工作的优化和创新展开必要的叙述，并在此基础上探讨了相应的方法和策略。

[关键词]高等学校；档案管理；信息化建设；措施

一般来说，高校档案信息材料多数是以文字、材料以及报告等形式呈分散性和单一性的形式表现出来，高校档案管理中的一个重要环节就是将这些杂乱无章的信息数据进行分门别类的有效整理，使之成为方便查阅的有效信息。因此，高校档案管理工作人员必须及时的抓住机遇，不断的对档案管理作出相应的探索和创新，以此来加强高校的档案的管理工作[1]。而高效档案信息化建设管理就是本文研究的重点与难点。

1高等学校档案管理的重要性

高等学校的档案管理信息是学校发展和研究的重要参考依据，通过对档案信息的查阅，可以获取学校的发展历程以及学校管理的真实情况，从而实现更加科学有效的管理。另外，高校档案信息不但可以给教师在教学生提供必要的教学依据，还能够在对学生档案管理上培养出更好的社会人才，达到有效服务社会人才市场的目的。通常在档案管理过程中，采取计划、控制以及组织实施等管理步骤，这些内容看似简单便捷，但是在操作起来却是相当的复杂，需要在管理环节上相互联系、环环相扣[2]。充分利用现代化的管理水平，提升高效档案信息化工作是高校档案管理的必然发展要求。

2新形势下我国高校档案管理问题分析

（1）档案资料信息的利用程度化不高。随着科学信息化的不断发展和应用，高职院校在日常的管理工作中已基本实现信息化管理，在档案管理工作中也已经普及了先进的电脑设备，相关的档案管理应用软件也也应用非常的过广泛。然而在高校档案管理的实际工作当中，相关的档案管理信息在查阅以及检索的应用中，相应的功能并没充分的发挥出来，特别是一些比较重要方面依然还处于空白状态，这样就大大的降低了档案的使用效率，导致高校档案不能及时有效的促进高校工作的发展[3]。

（2）高校对档案的管理重视程度还有待加强。在高职院校的管理体系中，由于档案管理工作与学校的教学以及学生学习的联系不是特别的密切，通常只有等到需要的时候才会被人所记起来，加上高职院校的工作人员以及教师多数是把时间和精力放在学校的教学工作上面，档案管理工作人员在工作中由于很少和教学打交道，因此他们的工作也就没有得到相应的重视，在工作的上地位也就没有放到应有的高度，其结果是一方面大大削弱了高校档案管理工作人员工作的积极性，另一发面档案管理工作的重视程度不高，大大的阻碍了档案跟工作的向前发展[4]。

（3）高校档案管理工作缺乏必要的专业人员。高校档案管理工作缺少相应的专业性人才进行相应的管理，归根结底就是高职院校没有把档案放在一个较为重视的管理高度上面去。据了解，有的院校在档案管理上聘用校外的兼职工作人员，这些临时的工作者往往缺乏相应的从业素养，加上对计算机使用已经档案归档的流程不是特别了解，更为重要的是这部分临时工作人员流动性较大。所以在高职院校档案管理工作体系当中，这种不专业、不正规档案管理工作人员不但阻碍高校档案管理工作的发展，同时也一定程度上阻碍了高职院校的向前发展。

3加强高校档案管理信息化建设的有效策略

（1）档案管理是很多单位管理的重点与难点，也是很多单位管理体系当中的重要组成部分，高校档案是高校对人才进行系统管理和研究具有的重要参考价值。应用互联网信息管理方式来加强档案管理；随着科学信息技术不断发展，互联网信息技术已经遍布的社会生活的各个角落，在高校档案的管理工作当中，虽然也应用了相关的互联网信息技术，但是在应用程度化水平上还处在较为初级的阶段，还没有形成一套高效便捷的应用体系。可以通过在档案管理工作中引入信息化管理模式，实现档案和文本等信息的储存和处理，这样不但能够管理工作更加的清晰便于查找，同时还能够让公开的档案信息实现共享。

（2）成立一支专业技术强管理能力高的工作队伍。在档案管理的日常工作体系中，对高校档案管理一直放在一个较为靠后的管理层面上，多数人认为对于高校档案的管理是一门技术含量的低的管理工作，不需要发挥太多的人力和物力，因此大多数高校在档案管理上很少关注档案管理人才的建设，一些从业年限较久的工作人员也没有经过专业的训练，或是校外招聘的兼职人才。也正是高校没有把档案管理加以重视，使得档案管理工作人员工作积极性较低，导致档案在管理上出现混乱、档案利用效率低等不良问题。

（3）从根本上优化档案管理体系。档案工作管理的好坏，很大一部分原因是档案管理体制的不