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文件签收记录表

单位名称： 编号：WJ-200406-A0

序号

签收日期

文件名称

份数

签收单位

签收人

交接人

备注

1

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3

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制表人： 审核人：

文件签收记录表（标准版）使用说明

一、概述

文件签收记录表（标准版）是一份用于记录文件交接过程中关键信息的标准化表格，旨在确保文件的传递过程清晰、可追溯，并明确各方责任。该表格适用于各类组织、机构在文件流转过程中的签收管理，确保文件的保密性、完整性和及时性。

二、表格结构解析

单位名称：填写使用本表格的单位或部门的全称，以便后续管理和归档时能够清晰识别。

编号：每份文件签收记录表都应有一个唯一的编号，格式为“WJ-年月-编号”，如“WJ-200406-A0”，便于追溯和查询。

表格主体：

序号：用于区分每一条记录，便于统计和索引。

签收日期：填写文件实际签收的日期，格式为年月日，如“2023-04-01”。

文件名称：详细填写被签收文件的名称，确保准确无误。

份数：记录签收的文件份数，对于多份文件或文件的多个副本，需明确数量。

签收单位：填写接收文件的具体单位或部门名称。

签收人：由签收单位指定的负责人在相应位置签字确认，表示文件已接收。

交接人：由文件发送方指定的负责人签字，表示文件已交付至指定单位或个人。

备注：用于填写额外的信息，如文件的特殊说明、紧急程度、签收时的特殊情况等。

制表人与审核人：制表人负责填写表格的基本信息，并确保表格内容的准确性和完整性；审核人则对表格内容进行复核，确保无误后签字确认。

三、使用流程

准备阶段：根据实际需要，选择合适的文件签收记录表模板，并填写单位名称和编号。

填写信息：按照表格结构要求，逐项填写相关信息，确保每一项内容都准确无误。

签字确认：在文件交接过程中，由签收单位的签收人和发送方的交接人分别在表格上签字确认，以示文件的正式交接。

归档保存：文件签收记录表完成后，应妥善归档保存，以便日后查阅和审计。

四、注意事项

信息准确性：在填写表格时，务必确保所有信息的准确无误，避免因信息错误导致的后续问题。

及时签收：文件交接完成后，应及时签字确认，避免文件滞留或丢失。

保密性：对于涉及敏感或机密信息的文件，应严格按照相关保密规定进行管理和交接。

完整性：文件签收记录表应完整填写，不得有遗漏或涂改现象，以保证其法律效力和可追溯性。

归档管理：定期对文件签收记录表进行归档整理，确保档案的完整性和有序性。

总之，文件签收记录表（标准版）是组织内部文件流转过程中不可或缺的重要工具。通过规范填写和使用该表格，可以有效提升文件管理的效率和质量，确保文件的安全、及时、准确传递。