如何有效提高办公室档案管理工作效率.docx

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如何有效提高办公室档案管理工作效率

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摘要：办公室档案管理的目的主要在于维护档案信息的完整性与有序性，当前各行业的信息量均处于不断增长的趋势当中，这便向办公室的档案管理工作效率提出了更大的挑战。通过对档案管理工作本质的分析，文章中先是阐述了目前办公室档案管理工作效率滞后的相关原因，再以此为立足点，提出了几点相关的改进建议，旨在为今后的办公室档案管理工作提供相应参考依据。

关键词：办公室;档案管理;工作效率

在单位或企业运行过程中，办公室档案管理工作一般是用于维护书面或电子文件、信息的储存及应用，属于信息资源管理的重要渠道[1]。基于档案管理本质，可知其属于信息资源存储渠道及查询渠道，对于管理工作的持续性与连贯性有着较高要求，因此，在保证其有序运行的基础上推进其工作效率的提升，便成为推动效益增长的有力手段。鉴于办公管理工作在运营过程中具有不可替代的重要性，现通过分析其中存在的不足之处，提出促进管理效率提升的几点措施，总结如下。

一、目前办公室档案管理效率滞后的原因

（一）缺乏足够的档案管理意识

办公室档案管理人员作为直接参与管理工作的主体，其对于这一工作重要性的意识在很大程度上决定着档案管理工作运行的效率[2]。就目前直接参与办公室档案管理的人员队伍组成情况来看，管理人员大多为兼职，一方面缺乏正確的档案管理意识，另一方面也缺乏对于相关标准、规范的了解，难以在管理过程中避开潜在的不利因素与误区。在这一情况影响下，办公室档案管理的技术手段也难以得到及时革新，在一定程度上也阻碍了效率的提升。

（二）管理手段单一滞后

档案管理作为一项相对繁琐的工作，所涉及的步骤、环节均数量较大，往往需要现代性、便捷性较高的技术手段作为辅助[3]。但由于受到管理意识不足、资金拨冗困难等原因的影响，许多企业及单位在进行办公室档案管理时仍旧选择沿用传统的书面管理方法，在大量的文书、档案面前逐渐难以满足其日益增长的管理需求。除了效率难以跟进之外，传统的人工管理方法也更容易导致管理过程中错漏情况的出现，如遗漏某一环节或某一事件的相关档案信息，事后通过其他手段进行查找、恢复时，将造成人力资源的进一步浪费，工作效率也随之降低[4]。

（三）缺乏专业的人力资源支持

目前，由于多数地区的办公室档案管理岗位尚未形成一套独立、完整的人力资源体系，直接参与这项工作的人员多为兼职岗，即由其他岗位暂时借调的人手，在专业性方面仍有着较大的缺口[57。基于这一现状，档案管理工作运行的过程中，缺乏专业的人力资源团队作为支持，不仅在管理模式上难以得到及时的革新，同时对于新的管理需求、现代化操作需求也均难以得到完整实现。在上述情况下，一方面可直接影响档案管理工作的运行效率，另一方面也使得现代化的档案管理模式构建更为困难，亟需在今后的改进工作中以此为方向进行调整。

二、提升办公室档案管理效率的有效途径

（一）强化责任意识建设，构建完善管理制度体系

有序的档案管理工作离不开健全制度的支撑，因此，要从根源上提高办公室档案管理工作的效率，首先还需要加强领导者及各岗位员工的责任意识建设，再以此为出发点，构建一套共同参与的管理制度体系，用以制约档案管理工作运行过程中的各个环节。主要可从以下几个方向出发。其一，可设置独立的档案资料管理室，将所有档案资料一并进行统一划分、归类，并根据类别、时间的不同，做好相应标注，防止后续查阅效率过低;其二，对档案资料进行存放、归置的过程中，应注意避免将存放地点设于楼层较低及安全性不足的地方，做好门窗的加固与防护工作，并对保密性较强的关键文件采用单独保管措施，及时更新保密期限;其三，在人员设置上，需保证存放及拿取档案的过程中在场人数达两位以上，同时在相应楼层设置好面向档案管理室的监控器材，以达到监督的效果。

（二）引进现代管理设备，革新传统管理模式

在管理工作上，电子化管理模式的发展已经成为大势所趋，较之传统人工管理，这一现代化管理途径在效率提升、风险控制及成本控制层面均具有着不可比拟的优势。因此，办公室档案管理工作要获得效率的根本提升，归根结底还需要充分引入现代化管理理念，将先进的现代化管理设备投放应用到档案管理工作中，摒弃以往以人力为主的传统管理模式，从与时俱进的角度促进工作效率的进一步提升。一方面，在办公室档案管理设备中，可主要以计算机等电子设备为主，将传统的手工记录模式转变为电子记录模式，利用互联网数据储存功能来完成档案的搜集、整理、储存及提取等工序，在缩减管理步骤的前提下实现管理效率的提升;另一方面，在微缩技术、音响技术等辅助层面也应当尽可能地引入先进的应用设备，使办公室档案管理工作的各个工序均可获取良好的效率提升条件，以实现整体运行效率的根本提升。

（三）提高人员培训力度