浅谈工程建设项目档案的组卷.docxVIP

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浅谈工程建设项目档案的组卷

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摘要：近年来，随着国家对工程项目建设步伐的加快，重大项目建设越来越多，文件材料的归档整理问题也逐渐呈现。基于此，本文在分析了工程项目档案组卷意义的基础之上，指出了项目档案采用中“卷”和“件”结合的组卷方式的意义。然后，以公司XX项目为案例，探讨了哪些资料以“件”或以“卷”为单位来整理更便捷。最后，对全文进行了总结。

关键词：档案；组卷；项目

1引言

随着经济社会的进步，国家对基础设施的建设、基础产业、技术改造、结构调整、生态建设、环境保护等重大项目的投资逐年增加，经济发展速度和规模得到了跨越式的发展。工程项目档案的重要性地位也随之不断的提升，工程项目档案是在建设项目管理活动之中形成的一种原始、图物符合的资料，也是国家和社会发展历程中有着一定要求的文献载体，是建设过程中和精确记录，是十分珍贵的信息资料。

如何及时、准确和系统地做好工程项目文件材料的归档整理工作，特别是项目前期文件、项目管理文件、项目施工文件、项目竣工验收以及后期评价等文件的档案整理工作是工程建设和管理中不容忽视的重要问题。

档案整理工作包括对项目文件价值的鉴定、分类、组卷、排列、编目、装订等内容。其中，组卷工作既是建设项目档案工作的难点也是建设项目档案工作的重点。根据《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）第7.3.2.5条项目文件组卷：项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间顺序组卷，其中，招标投标、合同文件按招标的标段、合同组卷，勘察设计文件按阶段、专业组卷，施工技术文件按单位工程、分部工程或装置、阶段、结构专业组卷，信息系统开发文件按应用系统组卷；设备文件按专业、系统、台套组卷；监理（监造）文件按监理的合同标段、事由结合文种组卷；科研项目文件按科研项目（课题）组卷；生产准备、试运行、竣工验收文件按工程阶段、事由结合时间顺序组卷[2]。本人结合自己档案工作的实践，觉得将项目文件资料按“卷”“件”结合的办法进行整理，对今后查找翻阅利用档案提供很大的便利[1]。

2项目档案采用中“卷”和“件”结合的组卷方式的意义

一个项目的档案构成，一般由建设单位资料、施工单位资料、监理单位资料及设备档案四大部分组成。其中：建设单位他为质量管理资料、质量控制资料（包括质量保证资料、隐蔽工程验收资料两部分）、质量验收资料、竣工图等六大类。监理单位资料分为施工过程监理资料和设备采购监造两个部分。设备档案可以按两种方式划分：一种按照设备的构造和使用形式划分，一种按照设备资料的来源划分。在档案整理实际工作中，由于某种原因，往往会有一些文件没有按规定时间和规定质量要求移交归档，出现些零散的文件，或要替换，或要补充完善，特别是些重大工程项目，涉及部门较多，审批时间较长的，等文件材料归档时会出现漏、缺、重、误等归档现象，也有复印件、扫描件归档的情况，以“件”整理可以弥补以“卷”整理的缺陷。部分档案以“件”为整理单位其实也是对“卷”的一种细化，以“卷”为整理单位时，对于案卷题名的编写有时无法做到准确全面，而以“件”为整理单位恰好可以弥补这一不足，更能准确针对所需要档案进行查找。

2.1补救文件材料归档不全或都漏归的问题

在发现缺附件或归档不全、漏归的情况下，以“卷”为单位整理，无论文件是补在一卷的前面或中间，都需要拆卷加上缺少、漏归的文件材料，工作量相当于重新整理一遍，手续也很繁琐。以“件”为单位整理只需要把这一“件”直接加上所需的附件或都漏归的文件，只需修改一下这一“件”的页数，减少很多工作量。

2．2替换复印件、扫描件的问题

以“卷”为单位整理的方法在发现原归档材料不是原件，或者现找到原件需要补救替换，必须拆“卷”处理，而以“件”为单位整理，只需要做简单替换。

由此可见，工程项目资料中建设单位部分资料的整理，“以件”归档整理，能快捷解决归档时出现的齐全、完整、准确和系统性的问题，补救整改完善工作相对“卷”的整理方法要灵活、简便得多[3]。

3案例分析

基于以上分析，本文以公司XX项目为案例，探讨哪些资料以“件”或以“卷”为单位来整理更加便于工作需要和工作利用。

3.1建设单位资料的整理、组卷

第一，在项目建设中，形成的项目管理文件会很多，在实际整理中，我发现建设单位资料的资料以“件”为单位来整理，可以达到高效精确的查找。工程项目中的前期（准备）阶段资料如立项的批复及请示文件，项目建议书的批复及请示文件，可行性研究报告的批复及请示文件，初步设计的批复及请示文件，以“件”为单位分别组卷，每件内按以下方式排列顺序：批复在前、请示在后，各单位制发的文件，正文在前，发文稿纸附后；归档的收文，收文处理单在前，正文在后；并按事由结合时间及重要程度排列。方便查找，也可以了解