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机要秘书工作计划

篇一：如何做好机要秘书

机要秘书是一个特殊的工作职位，机要文件管理得好

不好，不仅直接影响到本单位的利益，而且还影响到整个党

和国家的利益，要做好这项工作，最重要的是要提高机要文

件管理人员的思想、业务素质。下面就如何管好机要文件，

谈谈自己的几点体会：

一、机要秘书必需具有强烈的责任心

管理工作做得好不好，取决于管理人员是不是有较强

的责任心。一个工作责任心很强的人，其工作自始至终是管

理有序的，反之则是杂乱无序，容易出问题。机要人员的工

作，在一般人看来是一件超级简单、超级容易的事，只是收

收发发、传传递递，一不要动脑筋，二不要费力气，无论谁

都可以管理好，表面上看的确如此但从深层次看并非是这样。

机要秘书天天面对着文件、资料，日复一日年复一年重复着

单调的工作，其中很多工作具有很强的政治性和保密性，若

是没有很强的工作责任心，很容易在工作中出现失误，而且

出了问题就不是小问题。另外，机要秘书一般都身兼多种工

作，除文件的收发管理外，一般还有单位各类印鉴的保管利

用、机的管理利用和其他繁琐的事务，因此机要秘书要有一

种如履薄冰的责任意识，严格要求自己，对工作中的一点一

滴，都要力求把它做得好一些。即便这样，工作做完后还要

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考虑这样做有无不妥的地方，确保不犯错或少犯错。

二、机要秘书要有较强的组织管理能力

机要文件的管理工作是一项严肃而细致的工作，要做

好这项工作，还要求机要秘书必需具有较强的组织管理能力。

（一）要熟悉机要文件的管理程序。首先要对照发文

通知单及时清点、查对文件；其次要对文件进行分类记录、

编号；第三将供领导阅读的文件和供各职能部门执行的文件

送主任签阅后，分内容、分部门、分级别，按时间的前后及

时进行传阅、催办、返回。

（二）要增强文件阅办中的进程控制

传阅文件是领导同志之间互通信息、互换意见、商决

事情实现集体领导的重要工作方式。如何组织好文件传阅，

对于提高工作效率有极为重要的作用。要注意以下几方面：

一、时间性。机要文件的保密是具有一按时间性的，

在现今改革开放时期，各类政策、信息的交流，对国家的建

设和安全起着愈来愈重要的作用，快速传递上级文件精神、

及时报告下级的情况，保证上下级之间的信息畅通，是机要

文件管理的时间性要求。

二、时效性。机要人员收到文件后，对每一份文件，

机要管理人员要先看一遍，加深印象并做一个必要的判断，

注意传递时间，不能因文件传递不及时而造成损失，给工作

造成被动。对于那些要及时落实的事情，若是领导工作忙，

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机要管理人员有责任提示和催促。

3、保密性。机要文件传阅是有着严格的规定的，要严

格控制传阅范围。传阅的范围要合理，要宽严适度。若是收

文上标有阅读范围，就按规定的范围组织传阅，不允许随意

扩大阅读范围。凡属于国家秘密的文件、资料，随到随传，

保证做到人不离件，件不离人，当天送，当天收。为随时掌

握文件的走向和流程，避免机要文件横传，按照需要制做文

件传阅单，一份附在传阅文件夹内，一份保管在机要员手中，

随时掌握文件去向，收回后立刻清点份数。

4、作用性。文件的作用包括两个方面：其一是具有普

遍指导意义的文件；其二