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浅谈信息化档案管理在林业建设中的运用

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浅谈信息化档案管理在林业建设中的运用

1.档案管理信息化在林业建设中的重要性

随着林业经济的发展，档案管理工作在林业建设中起到了越来越重要的作用。林业档案是人们了解林业经济发展信息的关键性文件。在林业经济发展的过程中，档案材料也在不断的更新和完善，内容不断增多，对档案管理的要求也在不断提高。在林业信息化建设过程中，要推动信息化职能从运维保障向建设主导转变，信息化项目从局部突破向全面推进转变，信息化地位从服务保障向引领改革转变。为了适应新时代林业信息化的要求，必须要加快档案管理的信息化建设，用科学技术武装档案管理工作，提高林业档案管理的效率和质量。档案管理的信息化建设在各个行业都有着重要的作用，不仅仅只是在林业领域。

林业档案信息化管理的重要性可从以下几个方面进行分析：其一，有效地减少档案归档的工作量。在传统的档案管理工作中，管理人员往往都是依靠手工劳作，不论是档案收集、整理，还是档案查找、存储等，都需要依靠专门的管理人员才能实现。而且档案归档的工作量极大，需要管理人员付出更多的精力才能确保档案的完整性和真实性，其工作压力可想而知。超负荷的工作量，不仅会导致档案工作的质量和完整性受到严重的影响，致使档案的可利用价值降低，还会降低档案管理人员的工作积极性。同时，在传统的档案管理中，大多都是纸质档案，要对这些档案进行存储管理，需要专门的档案管理室，随着档案文件的增多，而存储空间有限，就必须要定期对多年以前的档案进行清理，这难免会导致一些重要的档案被损毁，这种毁损是无法修复的。其二，提高了查找档案的效率和质量。利用现代信息技术对林业档案进行管理，管理人员可以利用软件对档案进行准确的分类和整理，如果有人需要使用某种档案，只需要在客户端人机互动界面直接搜索、查询即可，计算机能够在短短的几十秒钟以内就调出档案，以供相关人员使用。

2.信息化档案管理在林业建设中的运用措施

2.1完善林业档案的管理制度

信息化档案管理与传统的档案管理区别巨大，不论是档案载体，还是存储管理都存在着极大的不同，传统的档案管理制度肯定无法适应新时代的信息化档案管理需求。现代的档案形式在纸质档案的基础上增加了电子档案。对纸质材料的存储实体，随着档案材料的增多，原来传统的五节档案柜占用太多的空间，而现代的档案存储实体改为能容纳更多档案材料的密集架，能更有效地利用空间；对电子档案，要对其进行充分的利用，就必须要统一档案的电子格式，实现对档案的标准化管理。

2.2培养林业档案管理人才

首先，林业单位要重视对档案管理人员技术能力的培养，比如软件开发、系统维护、网站管理等，帮助档案管理人员掌握现代化的管理手段，熟悉各种网络技术知识，让其将现代化信息技术与档案管理工作充分结合起来。其次，林业单位要聘用一批掌握先进管理技术的档案工作者，让其带动老员工适应信息时代的档案管理工作。最后，档案管理人员本身必须要具有极高的积极性和上进心，在工作之余要加强自身的学习，多了解信息技术知识，多学习其他优秀同事的经验，以此提升自身的管理能力，与时俱进，适应现代化的档案管理工作的需要。

2.3提高档案管理的信息化技术，完善硬件设施配备

首先，在设备运至林业单位以后，必须要聘请专业的人员进行安装和调试，确保整个档案管理系统能够正常运行，确保档案管理工作能够正常的开展；其次，在设备运行的过程中，林业单位必须要委派专门的人员对各类设备进行维护和保养，及时发现存在的隐患并处理，保证设备的正常运行。尤其是要做好网络防护以及防毒、杀毒等措施，确保档案文件不会被病毒损坏，确保档案的真实性和完整性。

3实现档案信息化建设的必要条件和保障措施

档案信息化建设要紧紧跟随世界信息化潮流，林业单位要加大对档案信息化基础设施建设投入的力度，以信息技术改造传统档案管理模式，建设档案信息基础设施和应用系统，共同开发和利用林业档案信息资源，实行“基础先行、适度超前、重点突出、试点推进”的方针，制定规划，继续推进办公自动化，逐步实现无纸化办公，搞好技术创新，实现跨越发展。

同时，档案信息化法制建设也是一项紧迫的工作。我们应按先易后难、先单项后综合的原则，对急需解决的问题进行研究，加快立法。提出立法思路和框架，配合有关部门制定适应档案信息化发展需要的法规体系。研究制定吸引信息化人才、资金政策等方面的法规规章，并着手准备行政复议、行政诉讼应诉工作。只有观念创新，才能制定适应发展以知识为基础的网络化的新档案形势需要的新法规，开创档案信息化的新局面。

在档案信息化建设的过程中，要积极通过电视台、报纸等媒体进行档案信息化宣传。通过大力宣传，使大家认识到档案信息化带来的不仅是技术手段的革命，而且是生活方式、管理方式和思想观念的革