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最新外贸具体操作流程

单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务

员报价提供帮助。下面是店铺为大家带来最新外贸具体操作流程，欢

迎大家阅读浏览。

1.交易的磋商：

交易的磋商包含有询盘、报盘、还盘及接盘四个环节。在这四个

环节中我们应该做到：

1)做客户档案(客户编号、客户编码、客户档案编号、客户基本信

息,处于供应链中的位置,年采购能力,销售区域等;以及所询问产品的

规格、质量要求、数量及我司是否能够生产)，记录并存档。

2)以统一的格式对外报价。所有的报价单由各区业务员整理，经

区域及部门经理确认后方可对外统一报价;特殊价格或特殊付款方式需

得到总经理书面批准后，方可对外报价。

3)做询盘的回复时，原则上，在24小时内给予客户答复;特殊情况

需要商量的，在24小时内不能提供准确信息的，需向客户说明我们会

在什么时间内给予回复。

4)在正式接盘之前，必须要明确货物的品名、型号、数量、交货

期、起运港、到达港、包装要求、付款方式、质量要求及柜型等。

5)形式发票编号规则：

(1)自营部分：公司代码()+年份的后两位数+-+公司自营部分总

订单数+客户代码+月份两位数+此客户今年的订单总数。

(2)代理部分：代理公司代码()+年份的后两位数+-+公司代理部

分总订单数+客户代码+月份两位数+此客户今年的订单总数。

2.业务审核：

1)业务员收到客人的订单后，填写信息订单记录或特殊合同评审

表(见附件)。2)对信息订单记录或评审表上的项目如实填写，尽可能

将各种预计费用都列明。3)合同审批需附上客人的订单的COPY件及

客人对产品的详细要求。

4)对产品的品名、型号、规格、数量、价格、金额、装箱尺寸、

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毛净重、交货期、产品的颜色要求、相关零部件要求、客户的特殊要

求及付款方式进行审核，并在《合同评审一览表》台帐中给予记录。

由业务员签字后交由部门负责人审批，并交至财务审批。

5)常规产品交货期：30~45天，如采用信用证的交货期延长至60

天;特殊产品或不常规或不经常做的产品的交期：60天。

6)如订单金额较大;有佣金或折扣等条款的，要经总经理批准后执

行。

3.评审时间要求：常规合同，自接到合同起24小时内审核完毕。

特殊合同，填写《特殊合同评审》记录，交由相关部门进行评审，期

限为三天。

4.对已评审的合同，由业务员在合同上签字并盖上浙江中台工具

有限公司合同章，以传真或E-mail的形式发给客户以示确认。对于客

户要求以正本确认的合同，评审人员必须将正本合同寄给客户。并在

《快件发送记录》中予以记录。

5.明确生产要求：各业务员收按销售订单的要求将生产要求明确，

在确定了具体船期并满足下列情况方

可下达生产任务通知单。

1)L/C：通常在交货期之前一个月确认L/C已经收到，收到L/C后

应由业务员和单证员分别审核信用证，检查是否存在错误，交货期是

否接受，是否存在软条款，是否有特殊要求及其它问题，如有疑问，

业务员应立即和客人联络，需要改证的请客人立即改证;填写信用证审

核记录表。

2)T/T：采用30%预付的客户，必须确认客人的订金已经收到