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行业协会档案管理制度范文

行业协会档案管理制度范文

第一章总则

第一条为了加强行业协会档案管理工作，规范档案管理流程，

保护档案安全，提高档案利用效率，制定本制度。

第二条本制度适用于本行业协会的各级机构的档案管理工作。

第三条档案管理工作应遵循依法管理、区分公私、保护隐私、

整理鉴定、分类存放、迁移销毁的原则。

第四条协会档案管理应与现代信息技术相结合，实现电子化档

案管理。

第五条档案管理员应具备一定的档案管理专业知识和动手能力。

第二章档案的定义和分类

第六条档案是指由本行业协会及其机构、个人在工作过程中形

成的各类纸质或电子载体的文件、资料和记录。

第七条档案按照产生的目的和用途可分为内部档案和外部档案。

第八条内部档案是指为本行业协会日常办公和管理活动而产生

的档案，包括各级机构的规章制度、工作计划、会议纪要、人

事档案等。

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第九条外部档案是指为服务会员、开展行业研究和参与行业规

划等目的而产生的档案，包括行业调查报告、政策文件、研究

报告等。

第十条档案还可按照保存期限划分为永久档案、长期档案和短

期档案。

第三章档案的管理流程

第十一条档案管理流程包括档案的立卷、登记、分类、整理、

编目、存储、调用、归档、销毁等环节。

第十二条档案的立卷由产生档案的单位或责任人负责，经过鉴

定合格后方可立卷。

第十三条档案的登记由档案管理员负责，应及时记录档案的名

称、编号、产生日期、保管单位等信息。

第十四条档案按照文件类型、主题、日期等特征进行分类。

第十五条档案的整理由档案管理员或专门整理人员负责，应按

照一定的顺序和规范进行。

第十六条档案的编目应按照一定的规则和标准进行，以便于查

询和利用。

第十七条档案的存储应按照一定的要求进行，不同类型的档案

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应采用不同的存储方式和环境。

第十八条档案的调用应遵循审批程序，且应做好调档登记和归

档工作。

第十九条档案的归档应按照档案管理要求进行，严格按照归档

流程执行。

第二十条档案的销毁应通过合法程序进行，销毁前应经过审批

程序和鉴定。

第四章档案的保密和安全

第二十一条档案管理工作应保密，严禁泄露档案涉及的商业秘

密、技术秘密和个人隐私等信息。

第二十二条档案管理涉及到的电子档案应采取安全措施，确保

电子档案的正常运行和安全存储。

第二十三条档案管理涉及到的纸质档案应采取防火、防水、防

腐蚀等措施，确保档案的安全。

第五章档案的利用和服务

第二十四条档案管理应充分利用现代信息技术，提高档案利用

的效率。

第二十五条档案管理应为行业会员和研究机构提供便捷的档案

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查询和服务。

第二十六条档案管理应定期举办档案展览和研讨会，提高档案

的利用价值。

第六章档案管理的监督和评估

第二十七条档案管理工作应定期进行内部审查和外部评估，发

现问题及时进行整改。

第二十八条行业协会的上级机构有权对其档案管理工作进行监

督和检查。

第二十九条对于档案管理工作成绩优秀的单位和个人，应给予

表彰和奖励。

第三十条对于档案管理工作存在严重违规行