做好档案信息化建设-为社会各项事业发展服务.docx

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做好档案信息化建设，为社会各项事业发展服务

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孙永锋

摘要：当今社会，随着信息技术的发展与广泛应用，信息技术与档案管理逐步结合，档案信息化建设开始正式提上日程，加快档案数字信息化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，提高档案系统整体功能，为社会各项事业服好务，已成为各级档案部门刻不容缓的任务。

关键词：档案;信息;技术;服务

当今社会，随着信息技术的发展与广泛应用，信息技术与档案管理逐步结合，档案信息化建设开始正式提上日程，加快档案数字信息化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，提高档案系统整体功能，为社会各项事业服好务，已成为各级档案部门刻不容缓的任务。

所谓档案信息电子化，就是以馆（室）藏档案资料、纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其意义在于：

1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆（室），虽然已经配备了计算机，但是对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字储存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用，甚至常年闲置。

2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题一选材一编辑一出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，利用者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地查询利用。

3、档案信息电子化，可一次投人，多次产出，改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，只有多措并举，甚至借助社会外部力量，若解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

4、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚处于发展中阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，要“未雨绸缪”，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

当前，随着办公自动化、无纸化等事物的出现，档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。而广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者義不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

据了解，我国档案部门从1985年起才开始建立文书档案电子处理系统，经过三十多年的发展，档案工作也不断向档案现代化信息管理目标推进，其设施设备水平和应用技术水平也得到很大提高，档案管理现代化水平成效明显。但其存在的问题也十分明显，主要是：

1、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。由于档案部门使用的计算机型号不一，规格各异;国家缺乏统一的信息化规范和规范标准，甚至有的单位技术人员自己开发简单的管理软件，软件系统不能互用，因而不能利用电脑完成信息管理工作，也不能快捷地编辑信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进程。

2、我国现今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应和满足档案信息资源共享的要求。

3、标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是档案实体基础工作的规范化和标准化。长期以来，由于历史原因，馆（室）藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差，档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息电子化工作。

4、档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计