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新形势下档案管理工作规范化分析

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摘要：企业档案资源是企业管理与生产经营中产生的各种信息记录，不仅能够为企业生产经营活动以及企业决策提供指导，而且能够降低企业治理的风险，为企业发展提供助力。因此，必须要加强企业档案管理工作，发挥档案的凭证价值、参考价值、决策咨询价值，让档案资源能够有效服务于企业发展。文章就当前形势下档案管理工作规范化的重要性进行分析，指出档案管理工作中常见的问题，并结合相关理论和实践，提出可行性意见，旨在能够进一步提升档案管理工作的效率和质量。

关键词：规范化;档案管理;重要性;问题;路径

随着企业各项工作不断推进，企业档案管理工作的重要性愈发突出。然而，实践中部分企业档案管理工作仍然存在诸多问题。因此，从规范化的角度对档案管理工作进行研究具有理论价值和现实意义。只有真正确保档案管理规范，摸清档案管理规律，总结档案管理经验，才能真正实现改革创新。

一、新形势下档案管理工作规范化的重要性

（一）有利于减少档案管理纰漏，保障檔案资源的真实性

众所周知，档案资源作为具有法律效力的凭证，详细记载着企业各项工作的基本情况，价值具有。从规范化的角度对档案资源进行管理，减少档案管理流程中存在的纰漏，能够避免档案资源损毁、丢失，最大限度地保障档案价值。档案管理人员树立责任意识和规范意识，将档案管理作为一项全局性、系统性的工作来抓，能够更好地体现档案管理价值，避免档案管理工作边缘化。除此之外，档案资源真实有效是发挥其效力的前提。一旦档案资源失真，势必会影响档案使用主体的判断和决策。从这个角度来看，做好档案资源规范化管理工作，确保档案管理工作科学有序，能够充分保障资源的真实性。

（二）有利于提升档案管理效率，挖掘档案资源的价值

档案资源与企业各项工作息息相关，能够为企业回顾过去、发展未来、拟定决策提供强有力的信息支撑，帮助企业创造出更多的经济效益。为了更好地挖掘企业档案资源价值，全面提升档案管理效率，必须要从规范化的角度对档案资源进行管理，形成严格、规范、有序、标准的档案管理环境。一方面，优化档案管理流程，健全档案管理制度，用制度来约束档案管理人员，能够更好地提升档案管理效率和质量。另一方面，档案管理是档案利用的基础，只有确保档案管理规范化，提升档案检索效率，才能更好地利用档案资源，挖掘档案资源的价值。

二、新形势下档案管理工作规范化的基本原则

（一）遵循文件形成规律，保持档案有机联系

档案资源产生于企业各项工作中，有其自身的特点和形成规律。为了实现规范化的目标，必须要遵循文件形成规律，把握好各类文件在内容、时间、来源方面形成的内在关联性。以人事档案为例，就必须要遵循人力资源管理的要求，确保其能够反映企业人事工作;以文书档案为例，则是需要把握好文书档案的整体性，确保文件与文件之间连贯，辅助于企业决策[1]。

（二）纸质文件与电子文件协调统一，全盘考量

当下，各个企业纸质文件与电子文件并行。为此，企业必须要保证二者协调统一，合理规划档案整理的基本流程，遵循相应的标准。除此之外，企业要结合未来的发展定位以及档案管理要求，合理确定是以电子文件整理为主还是以纸质文件整理为主，制定相应的档案管理工作规划，使档案管理工作更贴近企业需求和时代要求。

（三）档案管理应当区分不同价值，便于后期管理与利用

不同档案资源具有不同的经济价值、社会价值和文化价值，其在企业管理工作与生产经营工作中所发挥的作用也不一样。因此，档案管理人员在管理档案资源过程中吗，要注意区分不同的价值，采取不同的标准。一方面，并不是所有类型的档案资源都需要永久保存，只有那些涉及企业核心利益、商业秘密以及具有重大凭证作用的档案资源需要长期或者永久保存。另一方面，为了便于后期的档案编研、专题建设工作顺利开展，也需要对档案资源的价值进一步区分，尽量做到档案资源“少而精”，真正提升档案资源的实用性。

三、新形势下档案管理工作中存在的问题

（一）档案基础设施建设薄弱

当下，部分企业档案基础设施不完善，场地空间较小，难以适应新形势下档案规范化管理的要求。一是未安装或者配备火灾报警器、防虫剂、专用灭火器的必备设施，存在一定的安全隐患。二是卷宗柜、案管柜、装备柜的数量不足，加之配备的档案室较少，导致档案资源过于集中堆积，难以进行科学化分类，影响后期的检索和利用[2]。三是计算机、扫描仪、复印设备、打印设备配备不齐，档案数字化进程缓慢，档案资源的利用效益低下。

（二）档案管理制度不完善

一是立卷归档制度不完善，档案管理质量较低。首先，部分企业尚未明确档案资源的审核标准、归档标准，导致不同档案管理人员立卷归档的质量不一。同时，由于未对档案资源进行严格审核，使得业务部门移交档案过程中的责任意识不强，档案资源的数量、格式不符合相关规定。其次，未明确立卷归档的流程，没有处理好档案审