采购控制程序.doc

XX电缆有限公司

种类：控制程序

编号：XX/CXWJ-7.4.0-01

名称：

采购控制程序

总

页数

6

附表1～9

附图1

页

数

1

编制

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会签

审核

审批

审批日期

修改记录

记录

编号

修改生效日

修改页

修改内容及理由

编制

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种类：控制程序

编号：XX/CXWJ-7.4.0-01

名称：

采购控制程序

总

页数

6

页

数

2

1目的

本控制程序规定了XX电缆有限公司（以下简称为XX电缆）对生产所需的材料、零部件采购过程的控制方法，确保3C认证产品的一致性，保证采购物资的质量和采购供应能力满足生产的需求。

2适用范围

主要适用于公司生产所需的原材料的采购；辅助材料在实际采购环节可适当简化。

3职责

3.1营销管理部负责下达明确生产指令并通报待排产的订单信息。

3.2技术部负责提供采购对应材料所需的图样及技术规范、材料异常分析。

3.3生产部负责提供物料需求计划(需求数量、到位时间、订单等)和生产过程中的物料异常反馈。

3.4物流部负责根据物料需求计划编制和实施跟进采购，包括采购的谈判、合同的签订等，以及来料的进仓、协调和异常处理。

3.5质管部负责对来样及来料进行检验。

3.6总经理/副总经理负责《申购单》、有色金属类材料采购合同、紧急（临时）采购的审批。

4工作程序

4.1准备工作

4.1.1技术部负责提供采购所需的采购规范(包括材料标准、所需的图样、产品包装类图纸和物料编码等)及验收标准，经审批后传递至物流部。

4.1.2物流部对采购文件的相关资料进行整理、准备，应包括以下资料：

a）采购规范。

b）材料验收标准。

c）采购合同。

d）供需合作协议（需要时，应与供方签订）。

4.2计划工作

4.2.1合同/订单信息筛选：营销管理部应对合同/订单信息进行区分，并根据信息的明确程度分别传达到生产部、物流部等部门。

a）对终端用户类信息明确的合同/订单，营销管理部于每个工作日下午4时以生产指令的形式下达到生产部。

b）对广电/重大投标项目类数量明确但交期不明确的合同/订单，营销管理部在收到相关信息1小时内应以《重要项目材料准备通知单》的形式及时通报物流部，并在信息最终明确后向生产下达生产指令。

c）对出口或其它周期较长的投标项目，在已知中标但未签订合同，交期、数量不明确的情况下，营销管理部应先将中标通知函或预估数量等相关信息向物流和生产部予以通报，在信息明确后按上面a）和b）执行。

d)对所有营销管理部下达的订单，财务部都应进行核对价格和计算定额需求，书面明确通知到物流部作为后续采购材料时参考或控制的标准。

4.2.2生产部按营销管理部下达的生产指令或本部门的生产排程等编制《物料需求计划》或填制《申购单》，报总经理/副总经理审批后交物流部落实采购。

4.2.3物流部应综合营销管理部和生产部提供的物料需求信息形成《物料需求动态信息表》，对已定物料和待定物料情况进行实时反应，方便采购落实和把握采购时机。

生效日期

修改生效日

种类：控制程序

编号:XX/CXWJ-7.4.0-01

名称：

采购控制程序

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6

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数

3

4.2.4每个工作日下午4时由营销管理部主持召开产供销协调会，生产部和物流部委派专职人员参加，对生产和物料的进度及异常进行跟进并落实调整，会议决议作为生产调整和物料调整的依据。

注：辅助材料由使用部门和归口管理部门根据具体情况编制需求计划，具体参见《辅助材料请购管理准则》，若由于客户交期未定或交货期过长的合同，所需金属材料需要采取期货保值时，按《期货操作规范》执行。

4.3《采购合同》的生成

4.3.1定价：采购员每月月初应对各厂家的报价进行核定和确认，对同种材料应选择1～2家质量稳定、价格优胜的厂家报批后作为当月采购价格并予以执行，若价格有任何变动，采购员应立即书面通行知财务部对报价予以调整(有色金属价格执行每日通报)，对于金额超过30万的合同还需进行询价对比。

4.3.2物流部根据《物料需求动态信息表》中物料需求并结合实际仓存数和《周生产计划》申请采购，提交部门经理审批，有色金属类材料须由总经理/副总经理审批。

4.3.3采购员将采购信息填写在《采购合同》上，向《合格供应商名录》的供应商发出。采购合同必须包含：

a）供方、需方、材料名称、规格、数量、单价、总金额、交期。

b）质量要求、工艺要求和验收标准(合同条款不能详列时应将相关规范作为附件)。

c）运输方式及交货地点。

d）商务结算的时间：

——有色金属3～7天。

——黑色金属15～30天。

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