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事业单位档案数字化管理的现状与对策

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宋敏

摘要：事业单位档案数字化管理在重要资料保存、信息筛选查阅等方面发挥着巨大的作用。随着相关技术的改进和成熟，事业单位的重视和投入，档案数字化管理会进入新的发展阶段。基于此，本文主要分析了事业单位档案数字化管理的现状与对策。

关键词：数字化;事业单位;档案管理

中图分类号：G270.7文献标识码：A

引言

事业单位档案管理数字化能够有效地对单位大量的文件实现良好的分类与管理，在某些比较重要的档案的保存工作上也起着积极的作用。相关部门在促进数字化进程上，应提高重视程度，采取有效的、科学的措施，实现档案管理数字化平台的搭建，并在此过程中不断优化自身员工的工作素养，确保事业单位档案管理的有序性，为事业单位更快更好地发展提供良好的条件。

1事业单位档案数字化管理的重要意义

1.1提高工作效率

传统档案管理模式下，主要依靠人工操作为主，工作效率低下，准确率低。对其进行数字化管理，利用计算机信息技术将事业单位档案信息数字化录入后，建立档案信息的内在逻辑联系，准确进行档案信息统计，归档、查询效率显著提升。

1.2提高经济效益

在事业单位改革、发展过程中，产生大量的具有保存价值的档案资料，对这些档案资料进行数字化管理，依托现代信息技术，减少人财物成本，节省档案存储空间，降低后期运行维护费用。

1.3提升档案利用效能

传统模式下的档案查询和利用，往往需要到档案部门，进行现场查询、复制，费时费力。事业单位档案数字化管理后，突破了档案利用的时空局限，可以省去现场查询、复制的舟车劳顿。需要复制时，可直接打印，减少档案原件损耗，延长档案寿命[1]。

2数字化管理现状

2.1缺乏科学有效的工作标准

尽管目前事业单位对档案管理的数字化都比较重视，但是将这种数字化技术应用到什么程度、如何将两者有效结合起来、档案数字化管理所要达到效果的具体体现等问题都没有进行仔细的探讨，在所制定的工作制度中，也缺少对这些内容环节进行具体量化，没有进行明确的要求和规范，这使得工作人员在把数字化技术应用到档案管理时陷入了一定的被动局面。

2.2档案管理技术和设备落后

在进行数字化档案管理时，数字化技术的应用是非常关键的。但是就工作开展的情况来看，有的单位在应用技术时，没有与时俱进地运用最新的技术，使得技术和档案管理之间存在着不匹配的现象，所应用的技术相对落后。再加上由于投入有限，一些管理上所用到的各种软硬件设施也存在老化和落后的現象，没有及时更新和采用新的设备，不能够进行有效地利用，影响了档案工作的效率和准确性[2]。

2.3档案管理人员的素质有待提高。

数字化的档案管理，对管理人员有着更高的要求，需要管理人员既要懂管理业务，又要将其与数字化技术结合起来，共同作用于档案管理中，但是就事业单位的情况来看，在配置管理人员方面还存在一定的不足，主要表现在很多档案管理人员对传统档案管理工作流程十分熟悉，但是对数字化技术了解地不够深入，对于档案数字化管理模式还无法做到完全掌握，这就会降低事业单位档案数字化管理的工作效率和工作质量，阻碍档案数字化管理的进步。

3事业单位数字化管理的对策建议

3.1重视打造数字化管理的科学体系

在完成数字化管理的过程中，最重要的是要求事业单位构建一个完整的档案管理系统。在该系统的建立过程中，需要利用到计算机网络，做到对该单位文档合理的整理与分类，在这个过程中，要求有专业的人员按照档案整理的条件，对不同类型的文件建立一个合理的分类归纳系统，并借助计算机的数字化功能来实现文件的存储与分类。需要具有专业素养的管理人员对该文件进行整理与分类。同时，也要求管理单位优化自身的管理设备。在各个单位完善数字化进程之后，在各单位之间，建立信息的网络平台，实现各单位档案管理的统一储存与管理[3]。

3.2深化档案数字化管理的安全保密制度

档案管理很重要的一个环节就是保密工作要做到位，无论是个人信息、单位信息，根据信息的等级、重要性，会有一定程度的保密时限、级别要求。如果信息泄露，轻则泄露机密，重则被不法分子利用，给单位造成的损失无法估量。首先，要根据档案的特点、内容、重要性设置保密级别，配备相应的管理权限，能够控制信息安全和管理成本的平衡。其次，档案管理人员要有安全意识和信息管理技能，能够有效管控数字化信息的安全性。再次，要对系统进行有效加密、定期维护、检查办公设施，及时排除安全隐患，确保档案管理的安全。

3.3确保数据完整可用

事业单位档案数字化要保障数据的完整性和可用性，尤其是目录及图像的完整性和可用性。为此，必须保证档案条目著录的标准化、规范化，便于后期与大数据应用平台衔接。著录时要注意以下问题：题名的准确性。如“本省”应改为“XX省”;文件题名不能简单的为“通知”，而应是“XX通知”，