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公务旅行管理一、国内出差管理二、涉外出差管理三、随从事务

l吕小波是宁波一家乳制品企业的办公室主任，因为一段时间以来该公司乳制品上海地区销售出现不良波动，公司老总要在7月10到上海实地考察一下情况，吕主任该怎样为老总准备旅行事务呢？

一、国内出差管理（一）出差前的准备ll1、拟定公务旅行计划和制作旅程表：拟定公务旅行计划在拟定公务旅行计划前，首先要对公司差旅费用、交通、食宿等级标准范围的有关规定及程序等清楚明了。一份公务旅行计划至少应包括以下内容：

(1)出差的时间、启程及返回日期，接站安排。(2)出差的路线、终点及途径地点和住宿安排。(3)会晤计划(人员、地点、日期和时间)。(4)交通工具的选择，飞机、火车、大巴或轿车。飞机要列明客舱种类及停留地的交通安排。(5)需要携带的文件、合同、样品及其他资料。如谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿和与会国的指南等。(6)上司或接待人的特别要求。(7)上司旅行区域的天气状况。(8)行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单及背景，会晤主题。(9)差旅费用、现金、兑换外币、办理旅行支票。(10)上司的住宅电话号码。

l制作旅程表旅程表的内容一般比旅行计划更详尽，秘书要将每日的日程表打印在纸上，并按时间顺序进行编号，供上司使用。一份周密的旅程表主要包括6项内容：(1)日期。(2)时间。出发及返回的时间，包括各个目的地的抵离时间和中转时间；开展各项活动的时间；就餐、休息的时间等。(3)地点。上司本次出差的目的地(包括中转地点)；旅行过程中开展各项活动的地点；食宿地点等。

(4)交通工具。出发、返回时使用的交通工具；停留地的交通安排等。(5)具体事项。商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请娱乐活动等；私人事务活动。(6)备注记载提醒上司注意的事项，如在当地需要注意的一些风俗习惯和礼仪等。旅程表除行动计划外，还应将必要的信息写入：旅馆名、所在地、电话号码；当地的联系人姓名、地址、电话号码；会晤者名、企业名、所在地、电话号码；海外出差时当地的中国大使馆所在地，电话号码等。旅程表应一式三份(或几份)，一份存档，一份给上司及其家属，秘书存留一份。

张明经理旅程表

2、预订票务１．旅行前交通工具安排——时间、费用、安全度、舒适度。可以采用电话、书信传真或上网方式预定。2．预定票务需考虑的因素(1)旅行目的地。包括出发地点和到达地点。(2)合适的启程时间。如上午、下午、傍晚或者夜间。(3)合适的中途停留地、到达与出发时间。(4)领导喜欢的交通工具的详细信息（飞机、火车或者汽车）。如预订机票，包括到达地点、时间、航班、座位等信息。(5)希望的座位等级。(6)是否需要往返交通服务。(7)在旅行地希望住什么等级的旅馆和房间。(8)是否有特殊旅行或目的地要求，如远程通信设施。3．取消预订如果领导改变出行计划，秘书人员要把未用过的票退回去并请求退款。

取票l秘书人员在拿到所订票后，要仔细核对预订时所提出的要求，看是否有出入，着重核对以下信息。l1．航班号或者火车车次是否正确。l2．出发时间是否符合预订要求。l3．飞机(火车)是否在预订的地点起程。l4．到达的城市是否无误。l5．机票(车票)是否与预订相符。l6．机票(车票)是否完整无缺。

注意事项1．要查用最新的时刻表。2．要弄清领导出差时能享受哪一级的待遇。3．最好选择直达。4．应在领导旅行日程上注明其他交通工具的具体时间，这样领导就能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通工具。5．要会通过多种渠道订票。

3、安排旅行住宿选择住宿地点交通方便。费用经济。食宿配套。环境安静清洁。住宿安全要注意。预订客房的方式——旅行社预订、网络预订、电话预订。预订需提供的信息——住宿者姓名、抵达时间与退房时间、房间类型及特殊要求。订房后应加以确认。

l4、资料、物品及差旅费的准备准备文件资料和物品l秘书必须为上司准备好相应的文件资料与有关物品，可将文件及物品按公用与私用分别列出清单，请上司过目，以免遗漏。

l差旅用品一览表

（二）出差期间工作l1、随时记录重要事情及处理结果。l2、按照上司出差前的授权和指示工作l3、利用上司出差时的“暂时空隙”，处理平时无暇顾及的事宜和文件。l4、紧急或特殊情况，请在家领导解决或请求上司指示。

（三）出差回来后的工作1、接站，及时汇报，但不宜讲得太多。2、按轻重缓急，扼要上司汇报3、协助上司整理带回的文件、资料。4、帮助上司核算出差旅费，并向财务部门报销。5、发函致谢，函上应有上司签字。6、征求对出差计划和安排有无感到不妥的意见。

二、涉外公务旅行管理（一）出国前的手续1、办理护照。护照种类：外交护照、公务护照和普通护照。护照的有效期—般为5年。2、办理签证。到所去国家的领使馆申请。3、办理“黄皮书”