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浅议高校档案的信息化管理

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摘要：计算机技术、网络技术和通信技术的发展和应用，为高校档案的信息化管理提供了良好的条件，也对高校档案管理工作提出了新的要求。档案工作人员必须与时俱进，更新观念，提高专业知识与技能，实现由传统的管理理念向信息化管理理念的转变。本文分析了高校档案管理过程中出现的观念、素质、标准等方面的问题，从观念更新、人员素质、基础硬件建设、管理制度等方面提出了相应的对策。

论文关键词：高校档案,信息化管理,人员素质,标准

（1）高校档案管理工作的主要内容

高校档案是指高校在招生、教学、科研、管理以及其他办学活动中形成的历史记录，高校档案管理工作的主要内容包括：

1、学生的相关档案管理

管理的对象主要分为学生教学实践相关档案和学籍相关档案。学生教学实践相关档案包括专业人才的招生培养计划，教务管理、教育和实习大纲（计划）及其实施材料与总结，课程安排和教学日历、实习情况、毕业论文、学生工作去向、学风与教风建设等相关资料。学籍相关档案包括上级和学校关于学籍管理的文件材料、在校学生名册（分年度）、统计表及相关材料、学生成绩报告单（含外语四、六级和计算机考试成绩）、学籍变更情况材料（包括：留级、休学、退学、复学、转学、转专业等）及学生学籍处分文件等。

2、科研的相关档案管理

管理的对象主要分为专业建设相关档案和师资建设相关档案。专业建设相关档案包括重点专业、重点课程、重点学科、新办专业、课程建设相关材料的申报材料和批准的文件材料、科研项目立项、教学计划制定、修改的有关论证材料及行政、支部、教研室年度计划、总结和有关会议记录等原始材料。师资建设相关档案包括高校教师队伍的结构情况、学术水平、青年教师的培养计划、教师建设规划等。

（2）高校档案信息化管理工作存在的问题

由高校档案管理工作的主要内容我们可以看出，档案管理工作任务非常繁琐，内容复杂，涉及面宽，是一项系统的连续的工程。传统管理工作主要基于手工与纸质档案，任务重效率低，服务范围有限。高校档案信息化管理主要利用电子计算机和网络技术，实行自动化、智能化管理，构建数据库，建立数字电子档案，建立网络查询检索公平台，方便高校、学生、用人单位与社会使用[3]。高校档案信息化管理虽然有效减少了工作任务、提高服务效率与水平、扩大服务范围，但也产生了一些问题。概括起来主要有以下几方面：

1、观念滞后，缺少热情，对高校档案信息化管理的重要性认识不够。

有部分档案工作人员由于习惯的传统的手工模式，对于现代信息化管理模式缺少热情。长期以来，相当一部分人对高校档案管理观念认识不够，认为档案就是裁剪、装订、保管等单调重复的工作，只要不丢失、不泄密即可。这造成档案工作默默无闻，档案工作人员不求上进，领导不够重视。在档案管理信息化的冲击下，由于不少档案工作者不懂计算机技术，对档案信息化了解不深不透，不愿去接触和学习新知识，一味的“等”与“靠”，对高校档案信息化管理的重要性认识不够，没有把档案信息化建设摆到应有的高度[4]。

2、队伍专业素质不高，人员流动性强，硬件设施薄弱。

档案部门做为高校的辅助性部门，很多专职人员年龄偏大，女性较多，甚至有一些工作人员是“半路出家”，专业知识与技能薄弱，整个队伍素质不高。近年来，由于国家对档案工作的重视，高校扩招，档案工作业务量激增，但档案人员不稳定现象却相对突出，对于档案工作者来说，该工作任务重、难度大，且工作具有较大的机械重复性，使得相关人员在进行此项工作中缺乏积极性，加之档案部门提升空间小，岗位激励机制不足导致了相关档案工作人员较强的流动性[5]。档案信息化建设的另一个困境是学校投入不足，不能满足信息化建设的要求，对档案信息化管理相关电子网络设备的投资滞后，基础硬件设施薄弱。

3、档案信息化管理的相关制度不健全，电子档案缺乏统一标准。

目前高校档案管理制度主要是针对原来传统手工与纸质模式制定的，不适合档案信息化管理模式，缺少电子档案的使用与管理法律法规，这为电子档案的合理合法使用留下隐患，不能有效保障其安全[6]。高校档案信息化建设由高校自行承担，每个高校经济实力不一样，各个档案馆按自己的经济能力与技术水平选择硬件设备与软件系统，这就形成了一条各自为政、标准不一的发展道路。各个高校电子档案数据标准不同、内容不规范、结构不同，这使高校电子档案在网络衔接与资源共享时障碍重重，不利于高校档案信息化建设。

（3）高校档案信息化管理工作存在的问题对策分析

1、领导重视，更新观念，提高认识

高校档案在维护学校历史原貌，指导学校工作，发展学校科研教育中起着重要的作用，是学校教育事业的必不可少的部分。高校档案工作能否长足发展，这与领导关心与重视是分不开的。高校领导应该关档案的信息化建设，保证档案信息化建设资金投入，将档案工作纳入学校的中期规划和年度工作计划之中，