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会务组的工作流程及方案(实例范本)

会务组的工作流程及方案（实例范本）

一、会议时间

二、会议地址

三、会场布置：

1、主席台：人数、水牌、麦克风

2、会标

3、会场标语

4、参会座位数

5、鲜花摆放

四、会议通知：书面通知要注明注意事项。

五、会议服务

1、主席台倒水人员

2、音响准备

3、会议奏乐准备

六、会议报道

1、新闻媒体记者邀请、会场签到及纪念品

2、会议领导讲话录音

3、会议新闻稿撰写

一、会务工作总体思路

（一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分

工、保证质量。（二）责任到人：每项任务均有专人负责。

（三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。

（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。

二、会前准备

（一）成立会务组

1、会务组组长：总体负责。

2、文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印集会材

料，集会记录（及录音录像）、集会纪要与总结起草。

3、后勤保障小组：负责会议的后勤保障事宜。

4、任务分解后形成《会务工作分派表》（附表1），相

关责任人签字。（二）明确会议概况

1、全体办会人员应明确集会概略，了解以下基本内容：

（1）集会主题

（2）级别与规模

（3）参会人员（与会人员的单位、职务）

（4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安

排等）

（5）根据会议概况，按集团本部有关标准预算会议经费，

签报集团本部分管领导批准。

（三）选定办宾馆

1、责任人：后勤保障小组。

2、责任：联系几家宾馆（先前最好有一些基本了解），

实地考察、比较。应调查的项目包括：

（1）价格（客房、会场及其他服务项目的价位）

（2）设施（客房、集会室、休闲设施、环境等）

1（3）服务（办会经验、餐饮质量、服务态度等）

（4）交通（便利与否）

（5）当期有无接待能力

3、综合比较后按优质低价原则选取一家，签报集团本部

分管带领批准。集团本部分管带领批准后，立即完成以下工作：

（1）与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣

（2）根据集会预算领取支票

（四）下发会议通知、登录代表名单

1、责任人：文秘材料小组。

2、责任：在落实以上各项工作后，起草集会通知、报集

团本部分管带领批准后下发各参会单位。通知内容应包括：

（1）集会主题

（2）参会人员

（3）会期安排

（4）会议地点与联系电话

（5）会务组联系人与联系电话

（6）报到日期

（7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等）

（8）会议回执（附表2）

（9）会址交通导引

3、会议通知以传真（以后可包括电子邮件）、原件邮寄

方式传达各参会单位。会议通知下发后，会务组联系人负责按

会议回执登录报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），

制作会议名册。登录内容应包括：（1）单位

（2）姓名

（3）职务

（4）性别

（5）民族

（6）到达航班与到达时间

（7）是否要求接站登录工作应尽早完成，并在此基础上

制订《接站放置表》。

（五）准备集会材料、用品

1、责任人：两组分工协作。

2、材料内容：集会材料由材料文秘小组负责整理、印制。

除正式上会材料外，还应包括：

（1）会议代表名单（附房间号）

（2）日程安排，各项活动地点及注意事项等

3、会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的

会议用品包括：（1）与会领导桌签（可由宾馆代为制作）

（2）会议代表证（可由宾馆代为制作）

（3）会场条幅（可由宾馆代为制作）

（4）文件袋、笔记本、笔

（5）录音机、照相机、摄像机

（6）便携机、打印机及纸张、投影仪（根据需要）

（7）花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购

置、分发）

2（8）药箱（备常用