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浅析信息技术在学校档案管理中的应用

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向春叶

[摘要]在开展学校档案管理工作的过程中，其具体包括对学生的资料信息及学校发展历程所形成的各种资料的收集、鉴定、整理、保管以及利用。随着当前信息技术的发展，推动了学校档案管理工作的信息化，通过这种信息技术的应用，有效提升了档案管理工作的效率，并减少了管理工作的任务量，也同时提高了档案信息的保密性，更方便了对信息资料的查阅与使用。

[关键词]信息技术；学校；档案管理；应用

[]G647[文献标志码]A[]2096-0603（2017）34-0059-01

等线科学技术的发展，使信息技术被广泛应用到各行各业中，其中在我国学校档案管理工作中发挥了重大作用。当前，学校在进行档案管理的过程中，因为档案数量与类型的不断增加，导致管理工作比较繁琐和复杂，那么在这种情况下，利用信息技术来进行学校档案管理，则可有效节省人工劳动量，并提高档案管理效率，进而提升学校的整体档案管理水平。

一、深化管理人员对信息技术应用的重视

作为学校档案管理相关的管理领导层及各部门的工作人员，都应该重视对信息技术应用的认识，意识到信息技术在学校档案管理中所发挥的重要作用。学校档案是对学校从建立

至各个阶段发展的所有信息资料的一种综合性记录，可为学校的教育教学、科教改革等多方面起到促进作用，所以作为学校档案管理的相关人员，必须深化对学校档案管理工作信息化的认识。那么在具体工作实践中，管理人员必须充分将信息技术应用到学校的日常会议与日程工作中，并把信息化档案管理的质量与效果的好坏作为年度工作考核的重要内容，从而建立档案管

理人员的工作责任心，提高档案管理的质量。

二、利用信息技术推进学校档案管理的体制创新

学校档案管理工作的高质高效性，需要有制度体系的规范化引导，以此来不断实现学校档案管理的创新发展。秉承一切从实际出发的原则，构建科学有效、符合学校发展的档案管理工作体系，确保高校档案管理的流程符合规范性的制度。与此同时，

学校领导应重视并加大对档案管理的资金投入建设，完善档案

管理在财力、物力等多方面的配备，真正为高校的档案管理工作提供一个良好优质的发展平台，不断提高档案管理工作的整体管理水平，促进学校档案管理工作的有序开展。

三、强化对高素质管理人员的选择

在学校档案管理工作中，为了提高其信息化技术应用的水平，其管理人员必须是专业性、高素质、高知识的优秀型人才。因为档案管理工作主要涉及各种信息资料及很多的人事档案，因此这就要求相关的档案管理人员必须在工作中足够缜密、心细，重视管理的各个细节，并对相关的机密性文件或资料进行管理时，要求档案人员必须具备较高的职业素养及人格修养。另外，进行档案管理的工作人员必须对信息技术的实际操作应用非常熟悉，只有这样才能充分利用信息技术来有效提高学校档案管理的水平与质量。

四、学校内办公系统的信息化自动化

学校档案管理工作，不仅是档案信息管理部门的职责，同时也还需要其他部门的配合，并承担一定的档案信息责任。校内办公系统的信息化自动化，可让各个部门的信息记录更完整，即档案信息被传至校园网之后，可让档案管理部门对相关档案资料的搜集与管理更加全面和有序化，有助于校内各部门之间信息的流通与共享，提高学校档案管理的整体办公效率，真正从“各自为政”的工作方式中跳出来。另外，信息化的档案管理过程，不止是对文字信息的管理，还包括了对各种多媒体数据信息如影像、图片及声音的管理。借助校园网，校内档案信息呈现的方式更加多样化，真正实现全方位地学校信息化档案管理服务。

五、积极构建学校云计算信息处理平台

云技术属于一种IT方面的技术，并在网络技术的支持下，通过服务的方式提供至用户，云技术具体细化后包括云计算、云服务两部分内容。其中云计算更侧重于IT，是在虚拟化和自动化技术的支持下予以应用，可有效实现更多计算机运算资源的创造。而云服务是通过虚拟形式把储存、宽带以及运算这三种信息技术，利用网络的作用提供至广大用户。所以，学校进行档案信息化管理的过程中，可通过云计算信息处理平台来管理相关的档案信息资源，更好地规范和促进本地信息资源的建设，并利用不同的平台来有效实现资源的共享和交互，提高学校档案信息化管理的水平。

总之，学校档案管理工作在学校的整个管理工作中占据了非常重要的位置，所以其档案管理的质量将直接影响管理者决策的科学性及管理工作的效果。因此，在科学技术快速发展的今天，学校档案管理工作必须与时俱进，积极通过信息技术的广泛应用，转变过去的管理模式，推动学校档案管理水平的提升与发展。

参考文献：

[1]韩玲.信息技术在学校档案管理中的有效应用研究[J].商，2015，23（19）：74.

[2]彭艳.学校档案管理中信息技术的有效性分析[J].人力資源管理，2014，12（7）：281