会中服务与会后工作教学课件.pptVIP

【导入新课】n经过充分的准备，会议召开了，是不是秘书的工作就大功告成了？n会议中秘书人员还有哪些工作要做？n会议后还有哪些收尾工作？

（2）签到（4）分发文件（6）内外联系，传递信息（10）编写会议简报

检查会场如：桌椅、电源、照明、音响等设备及安全情况。发现问题及时解决。

会场的科学管理（2）签到参加会议人员在进入会场时一定要签到。会议签到是为了准确地统计到会人数，更好地安排会议工作。签到方法主要有以下几种：A．小型会议由会议秘书人员、会议工作人员代为签到。B．大中型会议一般采用证卡签到。C．富有纪念意义的会议可采取簿式签到的方法。D．座次签到方法。E．电子计算机签到。

会场的科学管理（3）引导就座[小窍门]与会者的座位一定要事先安排好，可以以部门为单位集中就坐，也可以划分会区。大多数会议的人员并不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导座位。为减轻会议工作人员的负担，可以采用印刷“座次表”，还可以设座位标志，摆放名签。

会场的科学管理（4）分发文件一般在签到时发放会议文件。（5）维持会场秩序禁止无关人员入会，保证会议安全、机密、无干扰。

（5）维持会场秩序案例一会议要保密某高科技公司对新研制的产品开会鉴定。会议期间，发现竞争对手某公司的职员悄悄进了会场。公司秘书立即向经理汇报了情况，建议停会休息，并及时要求该人员离场。因处理及时，保证了公司利益未受损失。点评分析：市场经济下，谁掌握了高技术，谁就可能赢得竞争。而对公司技术的保密也显得十分重要。一些对手的渗透可谓不择手段。会议的保密工作不可小视。

会场的科学管理（6）内外联系，传递信息开会时一般不接寻找与会者的电话，接传紧急电话时要注意安全保密。（7）处理临时交办事项会议时出现一些临时变动，应根据领导的指示，妥善解决。（8）做好会议记录会议记录的形式可以多样：速记、录音、录像。

会场的科学管理（9）收集会议资料一些会议要求收集要讨论的信息，及时反馈给会议的主持者。（10）编写会议简报会议简报是会议交流性和指导性文件，要及时编写分发。（11）其他服务工作会场的茶水供应，摄影留念安排、做好会议记录、组织参观活动和娱乐活动等。

一、会议中的组织服务工作2．会议场外的科学管理（1）经费：会前做好经费预算，合理安排使用。提倡精打细算，节约开支；反对奢侈浪费，严防会议腐败。（2）食宿：根据与会人数预定房间、安排食宿。（3）交通：保证会议用车、停车，合理分配车次。（4）活动：会议期间的参观、休闲、接见、宴请等活动，要安排细致，时间、地点、场所、人员都要细致落实。（5）保健保安：会议期间要做好会场、住宿的安全保卫工作，确保无重大事故发生。

案例分析n某亏损企业管理层召开总结会。会议期间有人提议，应该增加会议经费，联系一个风景区“考察”一下，再给每人发一份“够档次”的纪念品。你认为这个提议是否合乎经费管理原则？

1．会后检查会场会后秘书人员要组织人员清理会场，保持会场原貌,带回剩余材料、席签等。做好与会人员的返程工作，对贵宾要先送行。会期长的，在会前或会中秘书人员应做好车船机票的预订工作，对需要送行的要安排好交通工具。

对会议做出的决策，秘书人员应根据会议记录和会议最后议定事项，及时、准确地拟出会议决定、会议简报、会议纪要等文字材料，报有关领导审核。4．立卷归档会议结束后，收齐会议整套文件、材料，包括通知和讲话，会议决议和纪要，有关文件、简报，会议记录、会议报道等，按档案管理的规定整理归档。一般要留3套材料存档，一套送交档案室，一套附在文件、会议纪要、抄告单后面，一套办会处室留存备查。

秘书人员要及时回顾会议的组织情况，总结经验，吸取教训，及时发现和弥补工作中的疏漏，为日后更好地工作积累经验。任何会议产生的文件、会议精神及议定事项，会后都要传达、贯彻、落实，才能真正发挥会议作用。秘书人员在这一过程中就要起检查督促的作用。

会议后的善后落实工作n案例二会后要落实n有一副对联：“今天会，明天会，天天开会；你也讲，他也讲，大家都讲”横批：“无人落实”。这副对联批评的是会议开了以后不能落实的情况。这种情况确实普遍存在。例如，某县教育部门曾召开校长会，要求学校严格按照文件规定收费，但开学后却发现一些学校并没有执行会议提出的要求，仍然乱收费。n点评：会议决议在工作中落实，会议才能取得实效，否则会议就开得毫无意义。保证会议要求的落实，需要检查督办。这是秘书在会议后的一项工作。

会议后的善后落实工作如何做好检查催办的工作呢？

会议后的善后落实工作一要加强催办人员的责任心，健全责任制，责任到人。一人负责一项或几项催办工作，及时了解催办工作，解决出现的问题。二是健全登记制度，建立催办登记薄，定期记载催办事项的进展情况。三要建立反映汇报制度，采用口头、书面、专题等各种形式，定期或不定期地向领导反映催