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档案管理制度

第一章总则

第一条本制度所指的档案是企业经营管理工作中的有保存价值的各种档案。

第二条公司对档案进行统一立卷，统一存档，统一管理，专人保管。

第三条归档范围：

1、行政人事档案：

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、

会议记录、决议、决定、委任书、协议、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

2、技术档案：

项目合同、项目方案、项目设计的基础文件、阶段设计成果文件、设计修改文件、

联系单、补充协议、竣工验收文件等。

3、技术资料、有关文件如有电子文本，应刻录到光盘上，由图档室归档管理。

第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，

密级档案必须保证安全。

第五条档案的借阅与索取：

1、总经理、部门负责人借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直

接提档；

2、公司其他人员需借阅档案时，要经各部门负责人批准，并办理借阅手续；

3、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、

抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理

批准方可摘录和复制，一般内部档案办公室主任批准方可摘录和复制。

第六条档案的销毁：

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

2、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部

档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督

销毁。

第七条各部门按要求做好档案材料的收集、立卷、装订归档等工作。

第八条密级档案入档前必须经总经理和部门负责人审核签字，并由送交档案的

经办人、送交部门，收档人员、收档部门同时鉴章加封，公司再加盖公司印章封

存后，由档案人员统一编号归档。

第九条财务、会计资料，应在决算后于下年3月份整理归档，由本部门负责管

理。

第十条档案的保管

1、对档案应妥善保管，维护档案材料的完整无损，这是保管员的主要任务。

2、检查核对制度，是保证档案完整、安全的重要手段。检查的主要内容是

档案夹（袋、箱）是否完好，有无放错地方，环境是否安全等。

3、保卫保密，具体要求如下：

a.档案室配备防火防潮器材；

b.档案室保持清洁，不准存放无关物品；

c.任何人不得擅自将档案材料带出公司或带入公共场合；

d.无关人员不得进入，严禁吸烟；

e.离开时关窗、锁门；

第十一条档案的利用

1、建立利用档案制度，是为了高效有序地利用档案材料，也给档案管理工

作提供规章依据。

2、查阅手续的办理。

a.由申请者提出报告，报告中注明查阅的对象、目的、理由等。

b.查阅部门盖章负责人签字。

c.按管理权限，分业务范围，审批人审查、核准。

3、出借使用。借出档案须满足一定的条件。比如公司领导人查阅的档案；

其他部门借用档案手续同查阅手续办理。但借用时间不宜太长，到期未归还

者应及时催还。借档人不得将档案转借，未经批准，不得复印、摘录。

4、外单位借用手续

借用手续和查阅手续相同，但必须有借档单位盖章负责人签字。管理员应对

出借的档案名称、份数、理由、时间填写清楚，并由借档人签字。归还时，

及时在外借登记本上注销。

第十二条查阅档案起封时应有原封存部门负责人、经手人在场起封，发现已被

起封的档案，应追查有关人员的责任。起封查阅时间应在档案目录上备注栏内予

以登记，完毕后再给以加封（方法同第四条）

第十三条阅卷人不能对档案进行任何涂改、勾