办公用品采购管理制度-20220709182554.docx

办公用品采购管理制度20220709182554

一、目的与原则

为规范公司办公用品采购流程，提高采购效率，降低成本，确保办公用品的质量和使用需求，特制定本管理制度。本制度遵循公开、公平、公正的原则，实行统一领导、分工负责、层层把关的管理模式。

二、办公用品范围

1.办公文具：如笔、纸、本子、胶水、订书机等。

2.办公设备：如打印机、复印机、传真机、投影仪等。

3.办公家具：如桌椅、文件柜、沙发等。

4.办公耗材：如打印纸、墨盒、碳粉等。

三、采购管理部门及职责

1.采购管理部门为公司综合管理部，负责办公用品的采购、验收、分发及管理等工作。

2.综合管理部应定期收集各部门办公用品需求，制定采购计划，报请领导审批。

3.综合管理部负责对供应商进行筛选、评估和考核，确保供应商资质及产品质量。

四、采购流程

1.需求提报：各部门根据实际需求，填写《办公用品采购申请表》，提交至综合管理部。

2.审批：综合管理部对申请表进行汇总、审核，报请领导审批。

3.采购：综合管理部根据审批通过的采购计划，进行询价、比价、签订采购合同等流程。

4.验收：综合管理部对采购的办公用品进行验收，确保数量、质量无误。

5.发放：综合管理部将验收合格的办公用品发放至各部门。

五、采购纪律

1.采购人员应严格遵守国家法律法规和公司规章制度，自觉维护公司利益。

2.采购过程中，严禁收受供应商回扣、礼品等，一经发现，严肃处理。

3.采购人员应保守公司商业秘密，不得泄露采购信息。

六、监督与检查

1.公司设立监督小组，对办公用品采购工作进行定期检查和不定期抽查。

2.监督小组有权要求综合管理部提供采购相关资料，了解采购情况。

3.对违反采购管理制度的行为，监督小组有权提出处理意见，并对相关责任人进行问责。

七、附则

1.本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

2.本管理制度的解释权归公司综合管理部。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

七、预算管理与控制

1.办公用品采购预算：综合管理部应根据公司年度经营计划，编制办公用品采购预算，并报财务部门审核。

2.预算执行：各部门应严格按照预算进行办公用品采购，不得超预算采购。

3.预算调整：如遇特殊情况需调整预算，需提交书面申请，经财务部门审核后，报请公司领导批准。

八、供应商管理

2.供应商评估：综合管理部定期对供应商进行评估，包括产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。

3.供应商激励与淘汰：对表现优秀的供应商给予优先合作机会，对存在问题的供应商进行整改或淘汰。

九、库存管理与盘点

1.库存管理：综合管理部负责建立办公用品库存台账，实时掌握库存情况，确保库存合理。

2.库存盘点：综合管理部每季度进行一次全面盘点，对库存物品的数量、质量进行核实，确保账实相符。

3.库存预警：综合管理部根据盘点结果，对库存不足或过剩的情况进行预警，及时调整采购计划。

十、员工使用与管理

1.员工领用：员工领用办公用品时，需填写《办公用品领用登记表》，经部门负责人签字后，到综合管理部领取。

2.节约使用：员工应爱护办公用品，节约使用，不得浪费。

3.资产保管：员工应妥善保管领用的办公用品，如有损坏或遗失，需按照公司规定进行赔偿。

十一、废弃与回收

1.废弃物处理：办公用品废弃时，应按照国家相关规定进行分类处理，不得随意丢弃。

2.回收利用：对于具有回收价值的办公用品，综合管理部应负责回收，并合理利用。

十二、培训与宣传

1.培训：综合管理部定期组织办公用品采购管理制度培训，提高员工对制度的了解和执行力。

十三、持续改进

1.综合管理部应不断收集各部门对办公用品采购管理制度的意见和建议，及时修订和完善。

2.公司鼓励全体员工积极参与办公用品采购管理工作，共同提高管理水平。

十四、信息安全与保密

1.采购信息保护：办公用品采购过程中的所有资料，包括供应商信息、采购价格、合同内容等，均需保密处理，不得随意泄露。

2.信息存储安全：综合管理部应妥善保存采购相关文件，确保电子文档和纸质文档的安全，防止信息丢失或被盗用。

3.信息访问权限：采购信息的访问权限应严格限定，仅允许相关人员根据工作需要查阅。

十五、应急处理

1.采购异常处理：在采购过程中如遇到供应商无法按时交货、产品质量问题等异常情况，综合管理部应立即启动应急预案，采取措施，确保公司正常运营。

2.紧急采购：对于突发性的办公用品需求，综合管理部应建立紧急采购流程，快速响应，保障需求。

十六、环境与绿色采购

1.环保意识：在采购办公用品时，应优先选择环保、节能、低碳的产品，减少对环境的影响。

2.绿色采购政策：公司应制定绿色采购政策，推广使用可回收、可降解的材料，鼓励供应商提