备件管理过程控制程序(汽车4S店).pdf

编号：XXXX/CX09-2022

XXXX汽车销售服务有限公司

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备件管理过程控制程序页码：第1页共4页

1目的

对备件、辅料的采购、储存、销售、交付全过程以及外包活动进行控制，确保其质量和

服务满足规定的要求。

2范围

适用于备件、辅料的采购、储存、销售、交付全过程以及外包过程。

3职责

3.1配件经理负责备件管理的控制。

3.2备件计划员负责备件采购的控制

3.3备件库管员负责备件的搬运、储存、防护、交付及交付后的控制。

3.4配件部经理负责进行与服务相关的外包活动的管理。

3.5管理者代表组织行政部对备件管理过程进行监督检查。

4工作程序

4.1采购过程及信息

4.1.1向广汽本田的备件采购

1本公司是广汽本田特许经销商，备件由广汽本田负责提供，广汽本田是本公司的合格供方。

2售后经理、备件计划员必须经广汽本田配件主管门培训考核合格后持证上岗。

3备件库管员必须经本公司培训考核合格后持证上岗，培训内容应包括：

a)微机的操作和保养；

b)掌握《备件目录》，网上订购备件；

c)使用微机实行备件销售和备件仓库联网管理。

4备件计划员根据《备件目录》，考虑上个月同期备件用量、当前库存情况、安全库存需要、

每种车易损件更换周期以及广汽本田备件供货周期等方面因素，制定《备件订货单》，经

配件经理批准后，依据广汽本田《备件订货管理规定》的要求，发送至广汽本田配件主管

门进行订货，原件由计划员留存。

5如出现急需备件情况，备件库管员须做好登记，填写《短缺备案登记表》，并及时交备件

销售计划员制定紧急《备件订货单》，配件经理批准，传送至广汽本田配件主管门进行紧

急订货。

6向广汽本田发出备件采购计划后，计划员以及对广汽本田备件供应情况进行跟踪，以了解

是否均能及时供货，对不能及时提供的备件，配件经理及时采取相应的措施，以满足维修

服务的要求。

7配件经理确保备件供货率不低于95%。备件供货率每月由配件经理进行统计，原则上以车

次作为计算单位。

4.1.2辅料的采购及其供方评价

1配件经理制定需采购辅料的《辅料清单》，并对拟提供辅料的供方进行评价。本公司只向

评价合格的供方提供辅料采购。

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2评价的方式采用长期使用的效果或试用的效果两种形式之一，由配件经理组织相关人员进

行评价，并填写《供方评价表》。

3每个供方的《供方评价表》报配件经理审核、总经理批准后，可认定为合格供方，由库管

员列入《合格供方名单》，并建立合格供方档案，内容包括合格供方营业执照、生产资质

证明、质量检验报告单等复印件。

4备件计划员进行辅料采购时，计划员必须明确采购要求，到合格供方处采购。

5对合格供方实行动态管理，根据供货质量、价格、时间和服务的情况，库管员做好每批的

《供方供货记录》，对不合格情况依据《不合格品控制程序》要求进行登记并处置。在日

常工作中当出现二次以上重大质量的不合格辅料，应由仓库管理员及时向配件经理报告，

取消其合格供方资格。

6对合格供方，配件经理每年度依据《供方供货记录》对供方进行评价，评价结果填写在《供

方评价表》上。质量稳定的供方可继续作为合格供方，对质量不稳定的供方，取消供方资

格。评价结果配件经理审核，总经理批准后，年度评价结果记录于《合格供方名单》中。

4.1.3外包过程的控制

外包过程参照本程序4.1.2的要求和程序实施评价和控制。

4.2采购产品及外包服务的验证

4.2.1备件、辅料到货后，仓库管理员将备件和辅料移至“待检区”，对备件、辅料依据检

验规程或采购计划和要求进行清点、验收。验收内容包括合