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人事合同档案管理制度

人事合同档案管理制度

1.引言

本文档旨在规范和管理公司的人事合同档案，确保合同档案的

完整性、安全性和可追溯性。此制度适用于所有与公司签订劳动合

同的职员和管理人员。

2.定义

-人事合同档案：指与公司签订的劳动合同、劳动合同变更协

议等相关文件的集合。

-合同档案管理系统：指公司使用的电子或纸质档案管理系统，

用于存储和管理人事合同档案。

3.档案管理流程

3.1合同签订阶段

-在与新员工签订劳动合同之前，人事部门应向员工提供合同

相关的法律和政策咨询。

-新员工与公司签订劳动合，人事部门应准备合同模板并确保

合同的准确、完整和合法。

-签订的合同应在员工入职后10个工作日内归档。

3.2档案存储

-人事部门负责将纸质合同扫描为电子文件，并及时至合同档

案管理系统。

-合同档案应按照员工的姓名或工号进行分类和归档。

3.3档案检索与使用

-公司职员和管理人员有权在需要的情况下查询和查阅相关合

同档案。

-合同档案管理系统应提供方便快捷的检索功能，以便快速找

到所需的合同文件。

4.档案安全与保密

4.1访问权限控制

-合同档案管理系统应设置严格的访问权限，只有经授权的人

员才能查看和修改合同档案。

-人事部门负责控制员工的访问权限，并严格遵守密码管理规

定。

4.2档案备份与灾备

-合同档案管理系统应定期备份合同文件，并将备份文件存储

在安全可靠的地方。

-公司应制定灾备计划，确保合同档案在灾难事件发生时能够

及时恢复。

4.3保密措施

-所有员工必须严格遵守公司的保密政策，不得未经授权将合

同档案透露给外部人员。

-离职员工的访问权限应及时撤销，并进行相关的档案移交手

续。

5.档案保存期限

5.1劳动合同档案

-劳动合同档案的保存期限为员工离职后10年。

-在保留期满后，合同档案应进行彻底销毁，以确保合同信息

不泄露给他人。

5.2劳动合同变更协议

-劳动合同变更协议的保存期限为2年。

-超过保存期限的变更协议应进行彻底销毁。

6.制度宣导与培训

6.1宣导

-人事部门应定期向公司员工宣传和解释本制度的相关规定，

并解答员工的疑惑和问题。

6.2培训

-新员工入职时，人事部门应向其提供关于合同档案管理制度

的培训，让员工明确其责任和义务。

-合同档案管理系统的使用培训也应包括在新员工的培训计划

中。

7.知识产权及法律免责声明

本文档中所述的全部知识产权均归公司所有。在使用本文档时，

请遵守公司的知识产权和法律免责声明。

8.更新与修订

本文档由人事部门负责定期审查和更新。任何对本文档的修改

或修订都需要经过合适的审批程序，并及时通知公司内部各相关部

门。