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档案业务管理

档案业务管理是指在遵循档案工作原则的基础上，利用来

源原则、文件生命周期理论、档案鉴定等基本理论管理档案，

满足利用者需求的工作。档案业务管理的主要内容包括对档案

实体管理和档案信息资源开发两个方面，档案实体管理是档案

信息资源开发的基础，信息资源开发工作则是档案基础工作的

目的，两者是互相依存，辩证统一的关系，只有同时做好这两

个方面的工作，才能科学合理的管理档案。

一、档案实体管理

档案实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系

列管理工作。档案的分散、零乱、数量大等状况与社会利用档

案的要求之间的矛盾要求档案工作者需要对档案进行收集、整

理、鉴定、保管、统计。其具体的各个工作环节是适应社会实

践的需要和发展而产生和发展的，在管理方法上具有稳固、单

一的特点和要求。档案管理水平的高低决定了社会对其实际需

求的满足程度，因此，必须按照科学的原则和方法对各个部门

形成的文件进行系统的、专门的管理。

1.档案的收集

各个机关、机关内部各个组织单位形成和使用的档案，往

往是分散的，为满足社会利用者集中利用的需要，需要加以系

统化。因此，各个档案机构要按照党和国家的规定，通过例行

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的接受制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人

手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、计划的分别集中

到各有关机关档案室和各级各类档案馆，及时的做好档案的收

集工作。档案的收集工作是档案业务管理工作的首要环节，实

现了档案的统一领导和分级管理，在档案管理中处于重要的地

位。

2.档案的整理

各个部门形成的档案数量很大，收集起来的档案若不经过

科学的整理，始终是处于零乱、无序的状态，这为档案的提供

利用造成阻碍，不能很好的实现档案自身价值。为了更好的发

挥档案的作用，同时为整个档案管理工作奠定基础，在遵循文

件之间形成规律的基础上，对处于分散零乱状态的文件进行分

类、组卷、排列、编目，保持文件之间的有机联系，从而使档

案材料达到有序化和系统化。

3.档案的鉴定

随着社会的发展和进步，新的档案在不断更新和补充，使

档案的总量日益增长，而有些档案材料在保存一定的时间以

后，有些还需要保存，有些不仅已不能满足社会的需要，反而

给利用者造成诸多的不便。为适应社会的需要，就要根据一定

的原则和标准，科学地判定档案历史与现实的价值，确定其保

管期限；通过价值核查和质量核查，对失去保存价值，或者内

容失真和不完整的档案，按照规定的手续进行处置。通过对档

案的鉴定可以检验其他各环节的工作效果，同时有利于保护有

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价值的档案，解决库藏量与物质条件、库藏量与档案质量、工

作量大与档案人员不足等之间的矛盾。

4.档案的保管

由于自然和社会的各种原因，档案总是处于潜在的渐进性

的自毁过程中，而社会的需要则要求档案工作者在尊重客观实

际的基础上，尽可能的发挥主观能动性，从表面的现象入手深

入的研究和掌握档案损坏的规律。根据所得的规律，再通过专

门的现代化技术措施和经常性的工作，减少和防止档案的损

坏，最大限度的延长档案的寿命，维护档案的内容安全和实体

安全，做好档案的保管工作，满足长远利用的需要。

5.档案的统计

科学的管理好档案还不足以满足社会实际的需