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汽车公司文件材料与档案归档管理办法--第1页

1总则

1.1为规范公司文件材料、档案的归档工作，完整、系统保存企业档案，根据《中华人民共和国档案法》、

《中华人民共和国档案法实施办法》和国家颁布的《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》

制定本办法。

1.2归档的公司文件材料、档案是指公司自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。

1.3公司各部门、分支机构专（兼）职档案人员负责所形成的文件材料的收集、整理，并按公司档案管理

规定向公司档案部门—规划处档案管理中心归档。

1．4按规定规划处档案管理中心负责本公司各部门及所属单位文件材料、档案归档工作的指导、监督和检

查。

1．5公司文件材料、档案归档工作要纳入各部门工作计划、纳入各部门领导工作议程、纳入各部门有关人

员岗位责任制。

1.6公司将按档案法规及公司有关规定对不按要求归档的有关部门追究当事人或部门领导的责任。

2.归档范围

2.1公司在企业筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范

围（见附件《文件材料、档案归档范围》）。

2.2归档文件材料的来源：

2.2.1本公司内部形成的文件材料；

2.2.2本公司所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料；

2.2.3本公司引进项目、外购设备等带来的文件材料；

2.2.4本公司投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；

2.2.5本公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；

2.2.6本公司执行、办理的外来文件材料。

2.2.7归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

3.归档时间

3.1管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

3.2公司产品档案、科研档案、基建项目档案在其项目鉴定、竣工验收时同时归档，周期长的可分阶段、

单项归档。

3.3引进设备、国内购置的大、精、稀设备在开箱验收或接收后即时登记，安装调试验收时同时归档。（其

他配套设备由设备处资料室管理）

3.4公司职工外出或出国参加公务活动形成、带回的文件材料按公司《档案管理规定》归档。

3.5会计档案在会计年度终了后由会计部门整理归档，在本部门保管一年后向规划处档案管理中心移交。

3.6电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

3.7光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

3.8下列文件材料应随时归档：

3.8.1变更、修改、补充的文件材料；

3.8.2公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

3.8.3公司产权变动过程中形成的文件材料；

3.8.4其他临时活动中形成的文件材料。

4.归档要求

4.1整理归档的文件材料、档案应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

4.2归档的文件材料、档案应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料；文件材料归档后不得

更改。

4.3非纸质文件材料应与其文字说明一并归档；外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一

并归档，无译文的要译出标题后归档。

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4.4具有永久、长期保存价值的光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式，必须形成一份纸质文件说

明一并归档。

4.5归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

4.6归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数；反映同一内容

而形式不同的文件材料应保持其一致性。

4.7两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文

件；有合同、协议规定的，按其要求执行。

4.8各部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制

移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向规划处档案管理中心移交；重要项目的文件材料移交时应编

写归档说明。

4.9规划处档案管理中心接收时应全面检查归档文件材料的质量。

4.10交接双方应认真