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深圳市希望社会工作服务中心档案管理制度

第一章总则

为加强深圳市希望社会工作服务中心（以下简称“中心”）的档案管理，确保档案的安全、有效利用，并遵循国家法律法规及相关政策，特制定本档案管理制度。档案是记录中心工作、服务对象信息、项目实施情况等重要资料的载体，是促进中心工作透明、高效、规范的重要保障。

第二章目标

本制度的主要目标包括：

1.规范管理：建立科学的档案管理体系，明确责任分工，确保档案的完整性和准确性。

2.保障安全：采取有效措施，保障档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄露。

3.提高效率：通过规范的操作流程，提高档案的利用效率，方便工作人员查阅和使用。

4.促进透明：增强工作透明度，确保服务对象和社会公众能及时、准确地获取相关信息。

第三章适用范围

本制度适用于中心所有部门和工作人员，涵盖所有档案的收集、整理、保管、查阅、借用、转递及销毁等环节。

第四章档案管理规范

第四节档案的收集与归档

1.档案收集：各部门需按规定收集与其工作相关的档案资料，包括但不限于：

-服务对象的基本信息登记表

-项目实施计划及报告

-评估材料和反馈意见

-各类会议记录、通知、文件等

-其他与工作相关的资料

2.档案归档：收集的档案资料须按年度、项目或服务对象进行分类整理，填写归档清单，确保资料的完整性和可追溯性。

第五节档案的保管

1.保管责任：档案由各部门负责人负责保管，档案应存放在专用档案室，确保安全、整洁，并定期检查更新。

2.安全措施：档案室应采取防火、防潮、防盗等措施，确保档案的安全。档案须逐一编号登记，并建立档案管理台账。

第六节档案的查阅与借用

1.查阅申请：需查阅档案的工作人员应填写查阅申请表，明确查阅目的，并经部门负责人批准。

2.借用规定：档案原则上不外借，特殊情况下需借用的，须经中心主任批准。借用后应按时归还，并确保档案的完好无损。

3.查阅注意事项：查阅档案时，工作人员需遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。

第七节档案的转递

1.转递程序：档案转递需由档案管理专员负责，确保档案在转递过程中不被篡改和损坏。

2.转递记录：每次转递需填写档案转递通知单，并由发件人和收件人双方签字确认，确保档案的可追溯性。

第八节档案的销毁

1.销毁流程：不再保存的档案需经过审查，并填写档案销毁申请表，报部门负责人审批后进行销毁。

2.销毁方式：档案的销毁应采取粉碎等方式，确保档案内容不被恢复。

第五章执行流程

第九节档案管理流程

1.档案收集：各部门在日常工作中收集相关档案，并按规定进行整理。

2.档案归档：每年度结束时，各部门须将整理好的档案归档，并填写归档清单。

3.档案保管：档案须存放在专用档案室，并按照规定的管理规范进行保管。

4.档案查阅和借用：工作人员申请查阅或借用档案，须经过审批流程。

5.档案转递：需要转递的档案，需按照规定的转递流程进行处理。

6.档案销毁：不再需要的档案，通过审批后进行销毁，确保信息安全。

第六章监督机制

第十节监督与评估

1.定期检查：中心将定期对各部门的档案管理进行检查，确保制度的落实。

2.评估反馈：各部门需定期提供档案管理的工作总结，反馈存在的问题及改进建议。

3.责任追究：对违反档案管理制度的行为，将依据相关规定进行处理，追究相关责任。

附则

1.解释权：本制度由深圳市希望社会工作服务中心负责解释。

2.生效日期：本制度自发布之日起实施。

3.修订流程：如需对本制度进行修订，须由中心主任提出并经全体员工讨论通过后实施。

以上为深圳市希望社会工作服务中心档案管理制度的完整文本，旨在为中心的档案管理提供清晰的规范与指导，确保档案的安全和有效利用。希望通过该制度的实施，能够提高中心的工作效率，促进透明度，增强服务能力。